MICE: Wird es bald möglich sein, Konferenzräume online zu buchen?
Eine Hotelzimmerreservierung ist in wenigen Minuten möglich. Bei einer Konferenz für 50 Personen beginnt der Prozess oft weiterhin per E-Mail, Tabellenkalkulation und Wartezeit auf Angebote. Die neue Plattform Destigo Business zeigt, dass auch die MICE-Verkäufe langsam dem Modell folgen, das wir bereits bei individuellen Hotelreservierungen gesehen haben.
Die polnische Hotelgruppe Destigo Hotels hat am 19. Oktober Destigo Business ins Leben gerufen, eine Plattform, die Konferenz- und Eventangebote ihrer Immobilien aus ihrem Portfolio an einem Ort zusammenbringt. Veranstalter können Hotels nach Standort, Kapazitäten der Veranstaltungsräume, Parkmöglichkeiten, Wellnessangeboten oder der Reisezielart filtern und eine Anfrage an ein bestimmtes Hotel oder die zentrale Vertriebsabteilung senden.
Das ist noch keine vollständige Online-Buchung für eine Konferenz. Aber es ist ein Schritt in diese Richtung.
Destigo digitalisiert das Suchen und das RFP-Verfahren
Destigo Business konzentriert sich vorerst auf eine der langsamsten Phasen des MICE-Verkaufs: die Suche nach dem passenden Veranstaltungsort und das Senden von Anfragen.
Eine besonders interessante Funktion ist für Veranstalter geeignet, die mehrere Veranstaltungen planen. Eine Anfrage kann an die zentrale Verkaufsabteilung für mehrere Veranstaltungsorte gesendet werden, anstatt dass die Agentur jedes Hotel separat kontaktieren muss.
Für die Hotelgruppe ist der Nutzen gleichermaßen klar. Das Verkaufsteam muss nicht mehr eine Reihe verschiedener Präsentationen und Dokumente erstellen, sondern nutzt eine zentralisierte Datenquelle für die Konferenzangebote. Destigo kündigt außerdem die Verbindung der Plattform mit den Veranstaltungsinhalten auf den Websites der einzelnen Hotels an.
Allerdings gibt es zwischen diesem System und der tatsächlichen Instant-Buchung einen wichtigen Unterschied. Destigo Business ermöglicht die Suche und das Senden von Anfragen, doch der Preis, die Verfügbarkeit und die endgültige Bestätigung gehen noch durch den Verkaufszyklus.
Ein Teil des Marktes geht bereits einen Schritt weiter.
Auf einigen europäischen Märkten wurde dieser Schritt bereits getan.
Mit der Plattform Book it Easy ermöglicht Radisson Hotels die Überprüfung der Verfügbarkeit und der Preise in Echtzeit sowie die sofortige Buchung kleiner Meetings, Gruppen und Veranstaltungen. Das System ist derzeit unter anderem in Österreich, Polen und Rumänien verfügbar. Für Reiseberater und Meeting-Profis können die Reservierungen unter bestimmten Bedingungen mit einer Provision verbunden sein.
Groups360 geht noch weiter. Das GroupSync-System verbindet sich mit Hotelsystemen und ermöglicht die Anzeige der tatsächlichen Verfügbarkeit und der Gruppenpreise. Bei einigen Hotels können Zimmer, Veranstaltungsräume, Catering und AV-Technik in einer einzigen Online-Transaktion bestätigt werden. Nach Angaben des Unternehmens umfasst Instant Booking derzeit mehr als eine Million Zimmer in rund 30.000 Hotels.
Hier nähern wir uns der Logik, die Reisende seit Jahren aus ihren Freizeitreservierungen kennen: Suchen, Vergleichen, Wählen und Bestätigen.
Für Agenturen kann die Automatisierung sowohl eine Chance als auch eine Herausforderung sein.
Für MICE-Agenturen ist die Zeit die größte Bereicherung.
Wenn das System sofort Kapazitätsangaben zur Halle, Unterkunft, Verfügbarkeit, Grundausstattung und Preis anzeigen kann, muss der Agent nicht auf Antworten von fünf Hotels warten, um seinem Kunden die erste Vergleichsliste zusammenzustellen.
Bei einfacheren Meetings kann dies den Verkaufsprozess erheblich verkürzen.
Gleichzeitig kann der gleiche Tool auch von einem korporativen Kunden ohne Vermittler genutzt werden. Daher eröffnet die digitalisierte MICE-Verkauf für Hotelgruppen einen weiteren direkten Kanal zu Unternehmen und Event-Managern.
Genau hier entsteht eine interessante neue Spaltung. Einfache Meetings mit definierten Paketen werden online einfacher vermarktet. Komplexere Kongresse, Incentive-Programme und Veranstaltungen mit Transport-, Produktions- und Mehr-Hotel-Services sowie zusätzliche Dienstleistungen erfordern weiterhin Fachwissen und Koordination durch die Agentur.
Die Technologie wird daher wahrscheinlich die MICE-Vermittler nicht beseitigen. Aber sie könnte einen großen Teil der Verwaltung entlasten, die heute Zeit verschwendet.
Für die Märkte in Kroatien, Slowenien und dem Rest der Adria-Region wird es besonders interessant sein zu beobachten, wann lokale Hotels beginnen, eine tatsächliche Verfügbarkeit und eine sofortige Bestätigung der Konferenzräume anzubieten, anstatt nur einen Online-Anfrageformular. Wenn dies eintritt, erhält die Hotelvertriebsbranche einen weiteren Segment, in dem die Grenze zwischen klassischer Verkaufsaktivität und E-Commerce ernsthaft verschoben wird.
