Corporate Booking Tools (CBT): Wie Unternehmen und Reisemanagementunternehmen die Reisekosten im Griff behalten
Unternehmensbuchungstools sind längst nicht mehr nur eine digitale Alternative zur Buchung einer Geschäftsreise per Telefon oder E-Mail. Moderne CBTs vereinen Buchung, Reiserichtlinien, Genehmigungen, Spesenabrechnung, Daten und zunehmend auch künstliche Intelligenz. Durch Unternehmensbuchungstools (CBT) übernehmen Unternehmen und TMCs die Kontrolle über die Reisekosten, wodurch Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben erhalten. Gleichzeitig bedeutet dies für TMC-Agenturen eine Veränderung in der Art und Weise, wie sie Dienstleistungen und Technologien für Firmenkunden organisieren.
Wenn ein Mitarbeiter einen Flug oder ein Hotel für eine Geschäftsreise selbst bucht, verbirgt sich hinter dem, was heute wie ein paar einfache Klicks aussieht, in Wirklichkeit ein recht komplexes System. Das Unternehmensbuchungstool (Corporate Booking Tool, CBT) muss wissen, wer reist und welche Regeln für diesen Mitarbeiter gelten. Zudem sind Informationen über die vom Unternehmen ausgehandelten Tarife und darüber, ob die Buchung einer zusätzlichen Genehmigung bedarf, von Bedeutung. Ebenfalls wichtig ist, wie die Kosten nach der Rückkehr verbucht werden.
Genau aus diesem Grund ist CBT nicht mehr nur eine Buchungsplattform. Es hat sich zu einer der wichtigsten technologischen Komponenten des Geschäftsreiseprogramms entwickelt.
Vom Buchungstool zum System für das Geschäftsreisemanagement
Die grundlegende Aufgabe von CBT ist relativ einfach: Sie soll es einem Mitarbeiter oder Reiseberater ermöglichen, Flüge, Hotels, Bahnfahrten, Mietwagen und andere Dienstleistungen an einem Ort zu suchen und zu buchen.
Der geschäftliche Nutzen entsteht erst, wenn die Reiserichtlinie des Unternehmens auf diese Inhalte angewendet wird.
Wenn ein Mitarbeiter auf Europaflügen in der Economy-Klasse reisen muss, kann das System dies bei der Suche durchsetzen. Ebenso wendet das System die entsprechenden Regeln an, wenn ein Hotel in einer bestimmten Stadt einen festgelegten Betrag nicht überschreiten darf oder das Unternehmen eine bestimmte Hotelkette bevorzugt. Der Reisende muss somit nicht jedes Mal das interne Handbuch lesen, um zu erfahren, was er buchen darf.
Bei Abweichungen können zusätzliche Benachrichtigungen oder ein Genehmigungsverfahren ausgelöst werden. So kann beispielsweise ein teurerer Flug aufgrund eines geplanten Geschäftstermins genehmigt werden, doch muss die Buchung von einem Vorgesetzten genehmigt werden, bevor das Ticket ausgestellt wird.
SAP Concur zählt heute die automatisierte Durchsetzung von Reiserichtlinien, Genehmigungsprozesse, ein zentrales Berichtswesen und die Transparenz der Ausgaben zu den Kernfunktionen seiner Reiseplattform. In der neuesten Generation von Concur Travel geht das Unternehmen noch einen Schritt weiter: Mithilfe von KI werden die textbasierten Regeln eines Unternehmens in konfigurierte Richtlinienregeln umgewandelt.
Dies ist eine wichtige Änderung. Die Reiserichtlinie ist nicht mehr nur ein Dokument, das ein Mitarbeiter zu Rate zieht, wenn er sich nicht sicher ist, was er tun darf. Sie ist nun fester Bestandteil des Buchungsprozesses selbst geworden.
Wo CBT wirklich für Kontrolle und Einsparungen sorgt
Der größte Vorteil von CBT besteht nicht unbedingt darin, das günstigste Einzelflugticket zu finden. Viel wichtiger ist es, die Gesamtausgaben für das gesamte Reiseprogramm im Griff zu behalten.
Das Unternehmen kann das Tool nutzen, um Buchungen an vertraglich gebundene Anbieter weiterzuleiten und von Firmenhotelpreisen sowie Sondertarifen für Flüge zu profitieren. Es kann Budgets festlegen und nachverfolgen, wie viele Buchungen gemäß den Richtlinien getätigt werden.
Daten sind ebenso wichtig. Wenn Buchungen über verschiedene Websites, direkt beim Beförderungsunternehmen, telefonisch und über mehrere Reisebüros erfolgen, ist es für den Reisemanager schwierig, sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen. Ein zentralisiertes System zeigt, wie viel nach Reiseziel, Abteilung oder Anbieter ausgegeben wird. Außerdem wird deutlich, wie weit im Voraus Mitarbeiter buchen und wo am häufigsten gegen die Richtlinien verstoßen wird.
Solche Daten werden dann zu einem Verhandlungsinstrument. Ein Unternehmen, das einem bestimmten Beförderungsunternehmen oder einer Hotelkette sein Geschäftsvolumen genau nachweisen kann, verfügt über eine stärkere Verhandlungsbasis bei der Aushandlung von Firmenkonditionen.
Gleichzeitig sollte eine gute Reiserichtlinie nicht so starr sein, dass sie Mitarbeiter aus dem System vertreibt. Das sogenannte „Leakage“ ist eines der größten Probleme von Unternehmensprogrammen. Ein Reisender findet im öffentlichen Internet eine bessere oder einfachere Option und nimmt eine Buchung außerhalb des genehmigten Kanals vor. Infolgedessen verliert das Unternehmen nicht nur die Kontrolle über den Preis, sondern auch über die Daten, die für das Berichtswesen, die Sorgfaltspflicht und zukünftige Verhandlungen benötigt werden.
Aus diesem Grund legen führende Plattformen zunehmend den Schwerpunkt auf die Nutzererfahrung und nicht mehr nur auf die Kontrolle. Navan beispielsweise kombiniert ein zentralisiertes Inventar mit personalisierten Limits und dynamischen Regeln. Diese Regeln können auf Marktpreise reagieren, anstatt für jedes Reiseziel denselben festen Betrag anzuwenden.
Für Reisemanager geht es darum, ein Gleichgewicht zu finden: genügend Kontrolle für das Unternehmen, um die Kosten im Griff zu behalten, und gleichzeitig ein Prozess, der so einfach ist, dass der Mitarbeiter keinen Grund hat, den offiziellen Buchungskanal zu umgehen.
Die Buchungsplattform verändert sich: NDC, KI sowie Reise- und Spesenmanagement sind zunehmend miteinander vernetzt.
Hinter der Benutzeroberfläche liegt ein weiterer wichtiger Bestandteil von Corporate Booking Tools: der Zugriff auf Reiseinhalte.
Früher stützte sich ein Großteil der Buchungen von Firmenflügen auf globale Vertriebssysteme wie Amadeus, Sabre und Travelport. Heute ist die Situation komplexer. Eine moderne Buchungsmaschine kann GDS-Inhalte mit direkten Verbindungen zu Fluggesellschaften kombinieren, NDC, Billigfluggesellschaften, Hotelanbieter und andere API-Integrationen.
Dies ist insbesondere im Luftfahrtsektor von Bedeutung. NDC hat die Möglichkeiten zur Vergabe zusätzlicher Tarife erweitert.Zusatzprodukte und Angebote, die nicht immer mit denen im traditionellen Vertriebskanal übereinstimmen. Navan nutzt beispielsweise seine neuere Buchungsmaschine für mehrere Städte, um verschiedene Inhaltsquellen, darunter auch NDC, zu kombinieren. Dies gilt insbesondere für komplexere Reiserouten, die zuvor häufig an ein Reisebüro weitergeleitet wurden.
Die zweite große Veränderung ist die künstliche Intelligenz.
In SAP Concur Booking Agent kommt eine dialogorientierte KI zum Einsatz. Diese wandelt die Anfrage des Reisenden in einen Reisevorschlag um, der die Unternehmensrichtlinien, das Budget und die Präferenzen des Mitarbeiters berücksichtigt. Die Idee dahinter ist, dass der Nutzer nicht mehr Dutzende von Filtern durchgehen muss, sondern einfach seine Anforderungen eingibt. Gleichzeitig wendet das System im Hintergrund die Unternehmensregeln an.
KI kommt nicht nur im Bereich der Fahrgastbetreuung zum Einsatz. Sie wird zunehmend auch in der Policenverwaltung, der Kostenabrechnung, der Fahrgastbetreuung und der Datenanalyse genutzt.
Gleichzeitig verschwimmt die Grenze zwischen Buchung und Spesenabrechnung. Perk, ehemals TravelPerk, hat nach seiner Umfirmierung Reise- und Spesenmanagement auf einer einzigen Plattform vereint. Auch Amadeus Cytric verknüpft Buchungs- und Spesenabwicklungsprozesse und integriert sie in Unternehmensumgebungen wie Microsoft Teams.
Mit anderen Worten: Der Markt entfernt sich zunehmend von der Vorstellung eines eigenständigen „Buchungstools“. Das Ziel besteht darin, den gesamten Prozess zu verknüpfen – von der Reiseanfrage über die Buchung, die Zahlung und die Rechnungsstellung bis hin zum abschließenden Finanzbericht.
Was die Weiterentwicklung von Corporate Booking Tools (CBT) für TMCs bedeutet
Für die Agenturen der CBT Travel Management Company bedeutet dies sowohl Chancen als auch Herausforderungen.
Ein normales Hin- und Rückflugticket oder eine einfache Hotelbuchung muss nicht mehr über einen Reiseberater abgewickelt werden. Wenn ein Mitarbeiter eine solche Buchung selbst vornehmen kann – im Rahmen der Richtlinien und über einen automatisierten Workflow –, kann sich der Reiseberater auf komplexere Reiserouten, Umbuchungen, Reiseunterbrechungen und Beratungsleistungen konzentrieren.
Dies verändert die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des TMC-Geschäfts. Der Wert der Agentur verlagert sich allmählich weg von der Transaktion selbst hin zum Management von Technologie, Inhalten, Daten, Integrationen und Support.
Besonders interessant ist die Entwicklung von Plattformen wie Spotnane. Das „Travel-as-a-Service“-Modell dieser Plattform ist nicht lediglich als ein weiteres CBT für den Endnutzer konzipiert, sondern als technologische Infrastruktur, die TMCs nutzen können. Online-Buchungstool, Agenten-Desktop, Buchungsmaschine, Profile, Richtlinien und Daten befinden sich alle auf einer gemeinsamen Plattform. Dieser Ansatz dürfte die Lücke zwischen der Online-Buchung und der anschließenden Betreuung durch einen Reiseberater verringern.
Dies gilt insbesondere für regionale TMC-Agenturen. Es ist nicht notwendig, ein eigenes Buchungssystem von Grund auf neu zu entwickeln, um dem Kunden ein modernes digitales Erlebnis zu bieten. Es gibt immer mehr Modelle, bei denen eine TMC eine globale Technologieplattform nutzen kann. Dabei kann sie auch ihren eigenen Service und ihr lokales Fachwissen einbringen und ihre Beziehung zum Unternehmenskunden aufrechterhalten.
Daher sollte bei der Auswahl eines CBT-Anbieters die Lizenzgebühr nicht das einzige Kriterium sein. Man sollte die Qualität und den Umfang der Inhalte, NDC- und kostengünstige Optionen, die Automatisierung von Änderungen und Stornierungen, die Policy-Engine, den Genehmigungsworkflow, die Berichterstellung, die Anbindung an Personal- und Finanzsysteme, die Sorgfaltspflicht, die Zahlungsoptionen sowie die Qualität des Supports berücksichtigen, wenn die Automatisierung nicht mehr ausreicht.
Dadurch wird auch der wesentliche Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem gut etablierten Geschäftsreiseprogramm verschleiert.
Ein gutes CBT ist für den Mitarbeiter fast unsichtbar: Er findet schnell die passende Option und bucht sie. Im Hintergrund erhält der Reisemanager Kontrolle, Daten und einen Überblick über die Kosten. Die Finanzabteilung profitiert von einem übersichtlicheren Prozess, und das TMC hat weniger Routinetransaktionen und mehr Spielraum für Dienstleistungen, die wirklich Fachwissen erfordern.
Genau aus diesem Grund werden Buchungstools für Unternehmen zu einem festen Bestandteil der Geschäftsreisestruktur. Sie sind kein Ersatz für TMCs oder Reisemanager. Vielmehr automatisieren sie den Teil der Arbeit, bei dem menschliches Eingreifen den geringsten Mehrwert bringt, und setzen Menschen und Daten in Situationen ein, in denen sie wirklich gebraucht werden.
