Corporate booking alati (CBT): kako kompanije i TMC-ovi preuzimaju kontrolu nad troškovima putovanja
Corporate booking alati više nisu samo digitalna zamjena za telefonsku ili e-mail rezervaciju službenog putovanja. Moderni CBT povezuje booking, putnu politiku, odobravanja, troškove, podatke i sve češće umjetnu inteligenciju. Kroz corporate booking alati (CBT): kako kompanije i TMC-ovi preuzimaju kontrolu nad troškovima putovanja, kompanije stječu bolju kontrolu potrošnje. Istodobno, za TMC agencije to znači promjenu načina na koji organiziraju uslugu i tehnologiju za korporativne klijente.
Kada zaposlenik samostalno rezervira let ili hotel za službeno putovanje, iza nekoliko klikova danas može stajati prilično složen sustav. Corporate booking tool, odnosno CBT, mora znati tko putuje i koja pravila vrijede za tog zaposlenika. Također, važni su podaci o tarifama koje kompanija ima ugovorene i treba li rezervacija dodatno odobrenje. Važno je i kako će se trošak evidentirati nakon povratka.
Upravo zato CBT više nije samo booking engine. Postao je jedna od glavnih tehnoloških komponenti korporativnog travel programa.
Od rezervacijskog alata do sustava za upravljanje poslovnim putovanjima
Osnovni zadatak CBT-a relativno je jednostavan: zaposleniku ili travel konzultantu na jednom mjestu omogućiti pretragu i rezervaciju letova, hotela, željeznice, rent-a-cara i drugih usluga.
Poslovna vrijednost počinje tek kada se na taj sadržaj primijeni putna politika kompanije.
Ako je zaposleniku ekonomska klasa obvezna na europskim letovima, to sustav može primijeniti tijekom pretrage. Slično, ako hotel u određenom gradu ne smije prelaziti definirani iznos ili kompanija preferira određeni hotelski lanac, sustav primjenjuje odgovarajuća pravila. Putnik tako ne mora svaki put čitati interni pravilnik da bi znao što smije rezervirati.
Kod odstupanja se mogu aktivirati dodatna upozorenja ili proces odobravanja. Primjerice, skuplji let može biti dopušten zbog termina poslovnog sastanka, ali rezervacija prije izdavanja karte ide nadređenoj osobi na potvrdu.
SAP Concur danas upravo automatizirano provođenje putne politike, approval procese, centralizirano izvještavanje i pregled potrošnje navodi među osnovnim funkcijama svoje travel platforme. U novijoj generaciji Concur Travela ide se i korak dalje. AI se koristi i za pretvaranje tekstualnih pravila kompanije u konfigurirane policy ruleove.
To je važna promjena. Putna politika više nije dokument koji zaposlenik otvara kada nije siguran što smije napraviti. Ona postaje dio samog procesa rezervacije.
Gdje CBT stvarno donosi kontrolu i uštede
Najveća korist CBT-a nije nužno pronalazak najjeftinije pojedinačne avionske karte. Mnogo je važnije kontrolirati ukupnu potrošnju kroz cijeli travel program.
Kompanija kroz alat može usmjeravati rezervacije prema ugovorenim dobavljačima i koristiti korporativne hotelske cijene i privatne avio-tarife. Može definirati budžete te pratiti koliko se rezervacija obavlja unutar politike.
Jednako su važni podaci. Ako se rezervacije obavljaju kroz različite web stranice, direktno kod prijevoznika, telefonom i preko nekoliko agencija, travel manager teško dobiva cjelovitu sliku. Centralizirani sustav pokazuje koliko se troši po destinaciji, odjelu ili dobavljaču. Također pokazuje koliko rano zaposlenici rezerviraju te gdje najčešće dolazi do odstupanja od politike.
Takvi podaci zatim postaju pregovarački alat. Kompanija koja može precizno pokazati svoj volumen prema pojedinom prijevozniku ili hotelskom lancu ima kvalitetniju osnovu za pregovore o korporativnim uvjetima.
Istodobno, dobra putna politika ne bi trebala biti toliko rigidna da zaposlenike tjera izvan sustava. Upravo je tzv. leakage jedan od velikih problema korporativnih programa. Putnik pronađe bolju ili jednostavniju opciju na javnom webu i napravi rezervaciju izvan odobrenog kanala. Time kompanija ne gubi samo kontrolu nad cijenom već i podatke potrebne za reporting, duty of care i buduće pregovore.
Zbog toga se vodeće platforme sve više bave korisničkim iskustvom, a ne samo kontrolom. Navan, primjerice, kombinira centralizirani inventory s personaliziranim limitima i dinamičkim pravilima. Ta pravila mogu reagirati na tržišne cijene umjesto da za svaku destinaciju primjenjuju isti fiksni iznos.
Za travel managere cilj je pronaći ravnotežu: dovoljno kontrole da kompanija upravlja troškovima, ali dovoljno jednostavan proces da zaposlenik nema razlog otići izvan službenog booking kanala.
Booking engine se mijenja: NDC, AI i travel & expense sve su povezaniji
Iza korisničkog sučelja nalazi se još jedan važan dio CBT-a: pristup sadržaju.
Tradicionalno se velik dio korporativnih avionskih rezervacija oslanjao na globalne distribucijske sustave poput Amadeusa, Sabrea i Travelporta. Danas je slika složenija. Moderni booking engine može kombinirati GDS sadržaj, direktne veze s aviokompanijama, NDC, low-cost prijevoznike, hotelske izvore i druge API integracije.
To je posebno važno u avio segmentu. NDC je proširio mogućnost distribucije dodatnih tarifa, ancillarya i ponuda koje nisu uvijek identične onima u tradicionalnom distribucijskom toku. Navan svoj noviji multi-city booking engine, primjerice, koristi za kombiniranje različitih izvora sadržaja, uključujući NDC. To vrijedi naročito kod složenijih itinerera koji su se ranije često prebacivali agentu.
Druga velika promjena je umjetna inteligencija.
U SAP Concuru Booking Agent koristi konverzacijski AI. Na taj način zahtjev putnika pretvara u prijedlog putovanja koji uzima u obzir kompanijsku politiku, budžet i preferencije zaposlenika. Ideja više nije da korisnik prolazi kroz desetke filtera, nego da napiše što mu treba. Istodobno, sustav u pozadini primjenjuje pravila kompanije.
AI se pritom ne koristi samo na strani putnika. Sve se više primjenjuje u administraciji politika, obradi troškova, podršci putnicima i analizi podataka.
Paralelno se briše granica između rezervacije i expense managementa. Perk, nekadašnji TravelPerk, nakon rebrendiranja je travel i spend management objedinio u jednoj platformi. S druge strane, Amadeus Cytric također povezuje booking i expense procese te ih integrira s poslovnim okruženjima poput Microsoft Teamsa.
Drugim riječima, tržište se udaljava od ideje zasebnog „alata za rezervaciju“. Cilj je povezati cijeli proces, od zahtjeva za putovanje do rezervacije, plaćanja, računa i konačnog financijskog izvještaja.
Što razvoj CBT-a znači za TMC agencije
Za Travel Management Company agencije CBT donosi i priliku i pritisak.
Standardna povratna avionska karta ili jednostavna hotelska rezervacija više ne mora prolaziti kroz travel konzultanta. Ako zaposlenik takvu rezervaciju može napraviti sam, unutar politike i uz automatski workflow, agent se može baviti složenijim itinererima, promjenama, poremećajima i savjetovanjem.
To mijenja ekonomiku TMC poslovanja. Vrijednost agencije postupno se pomiče od same transakcije prema upravljanju tehnologijom, sadržajem, podacima, integracijama i podrškom.
Posebno je zanimljiv razvoj platformi poput Spotnane. Njezin model Travel-as-a-Service nije zamišljen samo kao još jedan CBT za krajnjeg korisnika, već kao tehnološka infrastruktura koju mogu koristiti TMC-ovi. Online booking tool, agent desktop, booking engine, profili, politike i podaci nalaze se na zajedničkoj platformi. Takav pristup bi trebao smanjiti jaz između online rezervacije i kasnijeg servisiranja od strane agenta.
Za regionalne TMC agencije to je posebno relevantno. Nije nužno razvijati vlastiti booking sustav od nule kako bi se klijentu ponudilo moderno digitalno iskustvo. Sve je više modela u kojima TMC može koristiti globalnu tehnološku platformu. Također može integrirati vlastiti servis i lokalno znanje te zadržati odnos s korporativnim klijentom.
Zato pri izboru CBT-a cijena licence ne bi smjela biti jedini kriterij. Treba promatrati kvalitetu i širinu sadržaja, NDC i low-cost mogućnosti, automatizaciju izmjena i otkazivanja, policy engine, approval workflow, reporting, integracije s HR i financijskim sustavima, duty of care, mogućnosti plaćanja te kvalitetu podrške kada automatizacija više nije dovoljna.
Tu se ujedno krije i glavna razlika između prosječnog i dobro postavljenog korporativnog travel programa.
Dobar CBT zaposleniku gotovo je nevidljiv: brzo pronađe odgovarajuću opciju i rezervira je. Travel manager u pozadini dobiva kontrolu, podatke i pregled troškova. Financije dobivaju čišći proces, a TMC manje rutinskih transakcija i više prostora za uslugu koja stvarno zahtijeva stručnost.
Upravo zato corporate booking alati postaju infrastrukturni dio poslovnih putovanja. Nisu zamjena za TMC niti za travel managera. Umjesto toga, automatiziraju dio posla u kojem ljudska intervencija donosi najmanju vrijednost, dok ljude i podatke ostavljaju za situacije u kojima su doista potrebni.
