Braucht eine DMC-Agentur einen Partner? Ein Leitfaden zur Auswahl und Zusammenarbeit
Ein DMC kann die Reiseorganisation erleichtern, das Programm bereichern und vor Ort Unterstützung leisten. Dies ist jedoch nicht bei jedem Auftrag erforderlich. Benötigt eine Agentur einen DMC-Partner? Ein Leitfaden zur Auswahl und Zusammenarbeit kann bei der Entscheidungsfindung helfen. Die Entscheidung für eine Zusammenarbeit beginnt mit der Einschätzung der eigenen Kapazitäten und erst danach mit dem Preisvergleich.
Die Organisation einer Reise für vierzig Teilnehmer muss nicht aufwendiger sein als die einer privaten Reise für sechs Personen. Ein einziges Hotel, ein bekanntes Reiseziel und ein zuverlässiger Reiseveranstalter können die Sache einfacher machen als eine Reise mit mehreren Unterkunftswechseln, besonderen Aktivitäten und komplexen Transfers.
Daher sollte die Frage, ob ein DMC-Partner benötigt wird, nicht allein auf die Anzahl der Reisenden oder die Entfernung zum Reiseziel reduziert werden. Es ist sinnvoller zu prüfen, was die Agentur eigenständig effektiv organisieren kann, wie viel dies tatsächlich kosten wird und wer einspringt, falls etwas nicht nach Plan verläuft.
Ist ein DMC für die Organisation einer Gruppenreise erforderlich?
DMC ist nicht für jede Gruppe automatisch erforderlich. Die eigenständige Organisation der Reise kann eine gute Option sein, wenn das Reisebüro das Reiseziel kennt, die Dienstleister geprüft hat und über ausreichend Zeit und Personal verfügt, um die Durchführung der Reise zu überwachen. Dabei ist es notwendig, die örtlichen Gegebenheiten für die Erbringung der verschiedenen Dienstleistungen zu prüfen.
Bei wiederkehrenden Reisen mit einem überschaubaren Programm und stabilen Verträgen ist es beispielsweise möglicherweise nicht erforderlich, einen zusätzlichen Vermittler einzuschalten. Die Agentur behält die direkte Beziehung zu den Anbietern und die Kontrolle über die Beschaffung.
Ein neues Reiseziel, eine Rundreise durch mehrere Regionen oder ein Programm mit zahlreichen Aktivitäten sollten unterschiedlich bewertet werden. Sie sollten nicht nur fragen, ob wir alle Leistungen buchen können. Sie müssen prüfen, ob wir diese zu einem tragfähigen Programm zusammenstellen, die Qualität überwachen und bei Ausfall einer Leistung eine Ersatzleistung organisieren können.
Auch sollte der Reiseleiter nicht als Allheilmittel angesehen werden. Wenn er bei den Reisenden ist, kann er kaum gleichzeitig um einen Ersatzbus verhandeln, ein anderes Hotel finden und den Rest des Programms koordinieren.
Was macht DMC und welche Vorteile bietet es?
DMC, also ein Destination Management Unternehmen, ist ein lokaler Partner, der ... gestalten und Das Programm operativ umzusetzen am Reiseziel. Je nach vertraglich vereinbarter Leistung organisiert das Unternehmen Unterkünfte, Transport, Reiseleiter, Restaurants, Ausflüge, Eintrittskarten und weitere Dienstleistungen. Für Firmenveranstaltungen kann es zudem Veranstaltungsorte, technische Unterstützung und die Koordination vor Ort bereitstellen.
Sein Mehrwert beginnt bereits vor der Buchung. Ein gutes DMC sollte prüfen, ob die Reiseroute realisierbar ist, ob das Hotel zur jeweiligen Gruppe passt und ob eine bestimmte Aktivität die gewünschte Teilnehmerzahl aufnehmen kann. Zu wissen, was ein Reiseziel zu bieten hat, ist nicht dasselbe wie zu wissen, inwieweit es den Bedürfnissen Ihrer Reisenden entspricht.
Der zweite Vorteil ist die einheitliche Abwicklung. Anstatt zahlreiche einzelne Lieferanten koordinieren zu müssen, hat die Agentur einen einzigen festgelegten Ansprechpartner. Dadurch kann sie ihren eigenen Verwaltungsaufwand und den Zeitaufwand für Änderungen reduzieren.
Drittens: Unterstützung vor Ort. Das macht nur Sinn, wenn hinter der Telefonnummer auch tatsächlich Mitarbeiter, Befugnisse und Notfallpläne stehen. Prüfen Sie, wer für die Organisation von Ersatzbeförderungen, Programmänderungen oder Hilfe für Fahrgäste in Notfällen zuständig ist.
DMC kann auch bei Verhandlungen über Preise und Konditionen behilflich sein. Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass die Hotelpreise von DMC günstiger sind als die Ihres Direktvertrags. Bewerten Sie das gesamte Leistungsangebot.
Auch ein zuverlässiger Partner vor Ort kann eine schlechte Verkehrsanbindung nicht ausgleichen oder das Sicherheitsrisiko eines Reiseziels beseitigen. Dies sind separate Prüfungen, die die Agentur vor dem Abschluss eines Verkaufs durchführen muss.
Auf eigene Faust, über eine DMC oder eine Kombination aus beidem?
Eine Zusammenarbeit bedeutet nicht zwangsläufig, dass die gesamte Reise an das DMC übertragen wird. Die Agentur kann Flüge und Hotels selbst buchen und die Transfers, Reiseleiter, Aktivitäten sowie die Koordination ihrem Partner anvertrauen.
Die folgende Tabelle zeigt die praktischen Unterschiede zwischen den Modellen. Es handelt sich hierbei um einen redaktionellen Vergleich und nicht um eine Bewertung einzelner Anbieter.
Leitfaden für Agenturen
Braucht die DMC-Agentur einen Partner?
Vergleich dreier Modelle zur Organisation von Gruppenreisen: auf eigene Faust, über ein DMC und ein kombinierter Ansatz.
Auf einem kleineren Bildschirm wischen Sie in der Tabelle nach links oder rechts.
| Was vergleichen wir? | Modell 01Unabhängige Organisation | Modell 02DMC für das lokale Programm | Modell 03Kombiniertes Modell |
|---|---|---|---|
| Wenn man ihn bedenkt | Ein bekanntes Reiseziel, ein überschaubares Programm und bewährte Anbieter. | Ein neues Reiseziel oder ein betrieblich anspruchsvolles Programm. | Die Agentur verfügt über gute interne Verträge, benötigt jedoch Unterstützung vor Ort. |
| Hauptvorteil | Direkte Steuerung der Beschaffung und der Lieferantenbeziehungen. | Einheitliche Organisation und Koordination vor Ort. | Die eigenen Vorteile wahren und gleichzeitig strategisch mit Partnern zusammenarbeiten. |
| Tätigkeit als Leiharbeitnehmer | Koordination und Abstimmung der einzelnen Dienstleistungen. | Erstellung von Anfragen, Prüfung von Angeboten und Überwachung der Partner. | Koordination unserer eigenen Lieferanten und des DMC. |
| Kosten sind zu überwachen | Neben den Dienstleistungen auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter. | Gesamtpreis, inklusive Leistungen und Zuschläge. | Die Kosten für beide Teile und die mögliche Überschneidung von Aufgaben. |
| Reaktion auf Veränderungen | Die Agentur erarbeitet gemeinsam mit den Lieferanten Lösungen. | DMC handelt im Rahmen des vereinbarten Umfangs und der vereinbarten Befugnisse. | Es ist bereits festgelegt, wer sich um welche Situation kümmert. |
| Größte Schwäche | Mögliche Überlastung des Teams und mangelnde Unterstützung vor Ort. | Abhängigkeit von der Qualität des gewählten Partners. | Das Risiko, dass eine Aufgabe zwischen zwei Parteien hängen bleibt. |
Am besten geeignet für
Agenturen, die schnell einschätzen möchten, welches Modell am besten zur Art der Gruppe und zu ihren eigenen Kapazitäten passt.
Zentrale Frage
Wer übernimmt die Verantwortung, wenn das Programm vom Plan abweicht, und wie schnell kann diese Person reagieren?
Praktische Tipps
Vergleichen Sie nicht nur die Preise. Vergleichen Sie auch den Koordinationsaufwand, den Support vor Ort und die klare Abgrenzung der Zuständigkeiten.
Hinweis: Dieser Vergleich dient als redaktionelle Orientierungshilfe bei der Bewertung von Kooperationsmodellen. Die endgültige Entscheidung hängt von der Komplexität des Programms, der Erfahrung der Organisation und der Qualität des lokalen Partners ab.
Redaktioneller Vergleich: Tragento.com
Achten Sie beim kombinierten Modell darauf, die Rahmenbedingungen genau festzulegen. Wenn Sie das Hotel selbst gebucht haben, klären Sie, ob die DMC beim Check-in der Gruppe und bei der Lösung operativer Probleme Unterstützung leistet. Gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass eine solche Unterstützung erfolgt.
Wie wählen Sie einen DMC-Partner aus, der zu Ihrer Agentur passt?
Die Größe spielt zwar eine Rolle, aber nicht in dem Sinne, dass eine kleine Agentur zwangsläufig mit einem kleinen DMC zusammenarbeiten muss. Wichtiger sind die Kompetenzen, die Spezialisierung und die Aufmerksamkeit, die Ihrem Unternehmen zuteilwird.
Ein kleinerer Spezialanbieter kann direkte Kommunikation und Flexibilität bieten. Prüfen Sie jedoch, wer den Hauptansprechpartner vertritt. Bei einem größeren DMC sollten Sie klären, ob es ein Team gibt, das sich speziell um Ihre Programme kümmert, damit nicht jede Anfrage bei einer anderen Person landet.
Ebenso wichtig ist die Art des Geschäfts. Ein Partner, der Erfahrung mit maßgeschneiderten Luxusreisen hat, ist nicht automatisch die beste Wahl für preisbewusste Busreisegruppen. Die Kenntnis des Reiseziels muss mit einem Verständnis für Ihre Reisenden, deren Budgets und Ihren Vertriebsansatz einhergehen.
Fragen Sie nach Referenzen zu vergleichbaren Programmen. Treffen Sie sich mit der Person, die den Betrieb tatsächlich leitet, und nicht nur mit dem Vertriebsmitarbeiter. Klären Sie bei einem Partner, der in mehreren Ländern tätig ist, ab, wo er über ein eigenes Team verfügt und wo er andere Agenturen beauftragt.
Bevor Sie Ihre erste größere Zusammenarbeit eingehen, sollten Sie sich die Registrierungsunterlagen, die erforderlichen Genehmigungen und Versicherungsnachweise vorlegen lassen. Prüfen Sie, unter welcher Rechtsform der Vertrag und die Rechnung ausgestellt werden.
Ein guter Praxistest ist eine konkrete Frage. Schicken Sie ein echtes Programm und beobachten Sie, ob Ihr Partner sinnvolle Fragen stellt. Die Antwort „Wir können alles” ist weniger aussagekräftig als eine Erklärung, warum eine bestimmte Übertragung verschoben oder eine Aktivität ersetzt werden sollte.
Vergleichen Sie Preise erst, wenn Sie wissen, was Sie kaufen möchten.
Senden Sie allen Anbietern dieselbe Anfrage: Termine, voraussichtliche Teilnehmerzahl, Zimmerverteilung, Verpflegung, Transportstandard und gewünschte Unterstützung. Bitten Sie um eine klare Unterscheidung zwischen bestätigten Leistungen, vorläufigen Optionen und Punkten, die noch von der Verfügbarkeit abhängen.
Informieren Sie sich bei Gruppenreisen über die Preise für verschiedene Gruppengrößen. Vergleichen Sie die Zuschläge, die Bedingungen für einen Reiseleiter, die Fristen für die Einreichung der Teilnehmerlisten und die Folgen einer Verringerung der Teilnehmerzahl.
Klären Sie auch das Preismodell. Erhalten Sie einen Nettopreis, zu dem Sie Ihre Marge hinzurechnen, handelt es sich um ein provisionsbasiertes Modell oder wird eine separate Bearbeitungsgebühr erhoben? Um die Entscheidung zu treffen, ist es nicht notwendig, den Einkaufspreis jedes einzelnen Partners zu kennen. Entscheidend ist vielmehr, zu wissen, was Sie kaufen, was nicht enthalten ist und unter welchen Bedingungen sich der Preis ändert.
Vergleichen Sie insbesondere Anzahlungen, Stornierungen, Rückerstattungen und Zahlungsbedingungen mit den Verpflichtungen, die Sie gegenüber Ihren Kunden eingehen. Ein vorteilhaftes Angebot kann sich nachteilig auf den Cashflow auswirken, wenn es eine hohe Zahlung erfordert, lange bevor Sie die Zahlungen von den Fahrgästen erhalten.
Beziehen Sie die Besonderheiten der Arbeit der Behörde in die Berechnung mit ein. Nehmen wir ein anschauliches Beispiel, nicht den Marktdurchschnitt: Der DMC ist für eine Gruppe von 40 Reisenden 20 € pro Person teurer, d. h. insgesamt 800 €. Wenn die interne Organisation 30 zusätzliche Arbeitsstunden erfordert, die Sie intern mit jeweils 30 € bewerten, ergibt sich ein Auftragsvolumen von 900 €.
Das bedeutet zwar nicht unbedingt zusätzliche finanzielle Aufwendungen, bindet aber Kapazitäten im Team. Vergleichen Sie den Mehraufwand bei den verschiedenen Modellen, da die Zusammenarbeit mit dem DMC auch Vorbereitungs- und Überwachungsaufwand erfordert.
Vertrauen ist wichtig, ersetzt aber keine Vereinbarung.
Nicht alles lässt sich im Voraus berechnen. Wenn sich etwas ändert, muss jemand schnell genaue Informationen weitergeben, eine tragfähige Lösung vorschlagen und eine Entscheidung treffen. Deshalb hat Vertrauen einen geschäftlichen Wert.
Man sollte jedoch zwischen einer guten persönlichen Beziehung und operativer Zuverlässigkeit unterscheiden. Man kann einem Partner vertrauen, weil er einen frühzeitig vor einem Problem warnt, offen über seine Grenzen spricht und sich an die Vereinbarung hält. Nicht nur, weil man sich schon lange kennt.
Ein gutes Zeichen ist nicht die Zusicherung, dass es keine Probleme geben wird, sondern die Bereitschaft zu erklären, wie diese gelöst werden sollen. Legen Sie fest, wer befugt ist, zusätzliche Ausgaben zu genehmigen, bis zu welchem Betrag und auf welchem Weg eine dringende Entscheidung eingeholt werden soll.
Die Beziehung beruht auf Gegenseitigkeit. Die Agentur sollte realistische Umsatzprognosen, vollständige Anforderungen und zeitnahe Informationen zu etwaigen Änderungen bereitstellen. Klären Sie im Voraus die Verwendung von Programmvorschlägen, die Vertraulichkeit der Preise sowie die Regeln für den direkten Kontakt mit Fahrgästen und Lieferanten.
Eine langfristige Partnerschaft ist dann sinnvoll, wenn beide Seiten offen sowohl über Erfolge als auch über Fehler sprechen können. Ständiger Preisdruck bei unveränderten Erwartungen ist keine gute Grundlage für eine solche Beziehung.
Beginnen Sie die Partnerschaft mit einem Projekt, das Sie überwachen können.
Wählen Sie zunächst einen Auftrag aus, der repräsentativ genug ist, um die Fähigkeiten des Partners zu demonstrieren, aber nicht das risikoreichste Projekt der Saison ist.
Bestätigen Sie vor der Abreise die Leistungen, den Ablaufplan, die Ansprechpartner und die Notfallpläne. Prüfen Sie außerdem die vertraglichen Rollen: Die Beauftragung eines DMC sollte nicht als automatische Übertragung all Ihrer eigenen Verpflichtungen gegenüber den Reisenden ausgelegt werden.
Überprüfen Sie nach der Rückkehr die Leistung. Entsprachen die Dienstleistungen dem Angebot? Wurden etwaige Zusatzkosten rechtzeitig genehmigt? In welchem Umfang musste Ihr Team eingreifen? Wie wurden die Beanstandungen geklärt?
Erst auf dieser Grundlage sollten Sie den Umfang der Zusammenarbeit ausweiten. Eine Partnerschaft bedeutet nicht zwangsläufig Exklusivität, und eine Ausweichmöglichkeit für ein wichtiges Reiseziel zu haben, ist kein Zeichen von Misstrauen.
Die sinnvollste Frage für ein abschließendes Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber lautet: „Wenn unser Programm morgen geändert werden muss, wer genau wird diese Aufgabe übernehmen und welche Entscheidungen kann diese Person treffen, ohne abwarten zu müssen?” Die Antwort sagt oft mehr aus als eine weitere Runde von Rabattverhandlungen.
