DMC-Transferorganisation ohne WhatsApp: Funktionen moderner Transfer-Software
Transfers sind längst mehr als nur ein Eintrag in einer Buchung. Für ein DMC, das täglich Dutzende von Fahrzeugen, Fahrern, Flügen und Passagieren koordiniert, wird ein hochwertiges Transfermanagementsystem zur operativen Schaltzentrale, die Disponenten, Fahrer und Gäste in Echtzeit miteinander verbindet.
Der Fahrgast ist gelandet, doch der Flug hat 70 Minuten Verspätung. Das Fahrzeug, das ihn abholen sollte, ist bereits mit seinem nächsten Fahrgast unterwegs. Ein anderer Kleinbus hat zwar genügend Platz, doch der Disponent muss dies erst bemerken, einen Fahrer finden, die neue Adresse übermitteln und den Fahrgast informieren.
In vielen DMCs läuft dieser Prozess nach wie vor über ein Buchungssystem, Excel, Telefonate und mehrere WhatsApp-Gruppen ab.
Genau in diesem Bereich entwickelt sich eine besondere Kategorie von Travel-Tech-Lösungen: Systeme für Ablauf am Zielort, Transferdisposition und Management des Bodentransports.
Ihr Wert liegt nicht darin, einfach nur eine weitere Buchung zu erfassen. Ihre Aufgabe besteht darin, aus einer Buchung ein Fahrzeug, einen Fahrer, eine optimale Route, eine Abholzeit und eine klare Kommunikation mit dem Fahrgast zu machen.
Dies gewinnt besonders an Bedeutung, da das Erlebnis der Gäste am Reiseziel zunehmend mit den Angeboten von Uber, Bolt und anderen Mobilitätsplattformen verglichen wird. Anfang 2026 hob PhocusWire die Fragmentierung zwischen Flügen, Hotels und Bodentransport als eines der Hindernisse für die Schaffung einer wirklich nahtlos verbundenen Reise hervor.
Bei der Optimierung von Umsteigeverbindungen geht es nicht nur darum, die kürzeste Strecke zu finden.
Bei DMC ist das Problem komplexer als nur die Fahrt vom Flughafen zum Hotel.
Ein gutes System muss wissen, wie viele Passagiere ankommen, mit welchem Flug, wie viel Gepäck sie dabei haben, welches Fahrzeug für die Gruppe geeignet ist, wo sich der Fahrer befindet, wann er seine vorherige Schicht beendet und ob er es realistisch gesehen zum nächsten Einsatz schaffen kann.
Bei Sammeltransfers kommen zudem die Gruppeneinteilung der Fahrgäste und die Priorisierung von Hotels hinzu. Bei MICE-Gruppen müssen Passagierlisten, Reisebusse, Reiseleiter und Änderungen, die praktisch bis in den letzten Moment hinein auftreten können, koordiniert werden.
Daher würde es Echtzeit-Einsatztafel Dies sollte die Grundlage des Systems bilden. Der Disponent muss in der Lage sein, aktive und anstehende Fahrten, verfügbare Fahrzeuge, verfügbare Fahrer, Verspätungen und mögliche Konflikte auf einem einzigen Bildschirm zu überblicken.
Die nächste Ebene ist die Automatisierung. Das System sollte eine Warnung ausgeben, wenn ein Fahrzeug doppelt gebucht wird, wenn zwischen zwei Fahrten nicht genügend Zeit bleibt oder wenn die Kapazität des Fahrzeugs nicht mit der Anzahl der Fahrgäste übereinstimmt.
Bereits bei der Einführung der Technologie für seine Sammeltransfers hob TUI genau diesen Aspekt hervor: Die automatisierte Optimierung von Fahrplänen und Routen kann stundenlange manuelle Planungsarbeit ersetzen und den Fahrgästen gleichzeitig Informationen zur Ankunftszeit des Fahrzeugs und zum Status des Transfers liefern.
Die Fahrer-App ist wichtig, aber der Beifahrer muss nicht unbedingt eine neue App installieren.
Bei der Auswahl eines DMC-Systems sollte man auf eine gute Anwendung oder eine gute mobile Benutzeroberfläche für den Fahrer achten.
Der Fahrer muss den neuen Auftrag, die Fahrgastdaten, den Abholort, den Flug, besondere Hinweise und die Routenführung erhalten. Anschließend muss er anhand einiger einfacher Statusmeldungen bestätigen, dass er den Auftrag angenommen, den Abholort erreicht, den Fahrgast abgeholt und die Fahrt abgeschlossen hat.
Diese Status werden gleichzeitig in das Dispositionssystem übertragen.
Moovs verknüpft beispielsweise den Standort des Fahrers mit Echtzeit-Ankunftszeitangaben für den Disponenten und den Fahrgast, automatischen SMS-Nachrichten sowie einer Aufzeichnung der Ankunfts- und Abfahrtszeiten. Das Shuttle-Produkt des Unternehmens umfasst darüber hinaus Routenmanagement, Kapazitätsmanagement, Fahrgastlisten und den Check-in der Fahrgäste.
Limo Anywhere verfolgt einen ähnlichen Ansatz. Die DriverAnywhere-App versorgt den Fahrer mit Fahrtdetails, Navigationsdaten, Kommunikationsmöglichkeiten mit der Disposition sowie Fluginformationen. Das System unterstützt die Flugverfolgung, die Überwachung der Fahrten per GPS, Geofencing, die Kommunikation mit Fahrgästen und sogar den Import von Passagierlisten für DMC-Unternehmen und Gruppentransfers.
Für das DMC lohnt es sich jedoch zu überlegen, ob der Gast die App überhaupt installieren muss. Ein Reisender, der eine Pauschalreise über einen ausländischen Reiseveranstalter gebucht hat, wird möglicherweise nicht die App des lokalen DMCs für einen einzigen Transfer installieren.
Deshalb sind SMS, WhatsApp oder ein Link zum mobilen Internet oft praktischer, da der Gast so den Namen des Fahrers, das Kennzeichen, die voraussichtliche Ankunftszeit und den Standort des Fahrzeugs einsehen kann, ohne etwas installieren zu müssen.
Was zeigen spezialisierte globale Plattformen?
Die fortschrittlichsten Funktionen stammen heutzutage oft nicht aus herkömmlichen DMC-Buchungssystemen, sondern aus der Taxi-, Chauffeur- und Mobilitätstechnologie.
iCabbi nutzt beispielsweise die Google Fleet Engine, um Verkehrsbedingungen und Echtzeit-Ankunftszeiten in seinen Dispositionsprozess einzubeziehen, und verknüpft die Daten mit den Apps für Disponenten, Fahrer und Fahrgäste.
Sie bietet White-Label-Anwendungen für Fahrer und Fahrgäste, eine automatische Fahrtenverteilung, Fahrzeugortung, Routenoptimierung sowie eine API, über die das System mit anderen Unternehmensanwendungen verbunden werden kann. Neben dem Taxibetrieb ist die Plattform auch für Flughafentransfers, Shuttle- und Chauffeurdienste ausgelegt.
Ground Alliance vereint hingegen Reservierungen, Disposition, Flottenmanagement, eine Chauffeur-App, SMS-Benachrichtigungen, Geofencing und ein Netzwerk von Partnerunternehmen. Dies ist besonders interessant für DMCs, die einen Teil der Transfers mit eigenen Fahrzeugen abwickeln und andere an externe Anbieter auslagern.
Die Lehre für DMC lautet nicht, dass das Unternehmen eine Taxi-Software kaufen muss. Im Gegenteil: Es sollte sich ansehen, wie die Mobilitätsbranche die Standards für die operative Transparenz angehoben hat, und dann dieselben Anforderungen an seinen eigenen DMC-Technologiepartner stellen.
Auch die Region verfügt über Lösungen, doch diese sind nicht alle gleichermaßen tief in der Disposition verankert.
In unserer Region gibt es bereits mehrere Lösungen, die auf DMCs ausgerichtet sind.
Das in Zagreb ansässige Unternehmen Lemax entwickelt seit Jahren eine Plattform für DMCs und Reiseveranstalter. Sein Betriebsmodul ermöglicht die Erstellung von Transferlisten sowie die Zuweisung von Fahrern, Reiseleitern und Fahrzeugen zu bestimmten Buchungen. Auf diese Weise verbindet Lemax den operativen Bereich mit dem Vertrieb, den Lieferanten, der Finanzabteilung und den übrigen Geschäftsbereichen des DMCs.
Travel Ray ist als Betriebssystem für DMC- und MICE-Agenturen konzipiert und verbindet die Erstellung von Reiseplänen, Buchungen, CRM, Kosten und Betriebsmanagement miteinander.
Das System, das dem spezifischen Konzept eines Zielort-Betriebssystems derzeit am nächsten kommt, ist Meridian OS. Das System wurde speziell für die Umstiegstafel, die Fahrgastliste, die Fahrzeuge und die Teams vor Ort entwickelt. Dieses System prüft auf doppelte Fahrzeugbuchungen, unzureichende Umlaufzeiten und Kapazitäten, schlägt ein geeignetes Fahrzeug vor, legt eine logische Ausstiegsreihenfolge fest und sendet den Fahrern über eine separate, offline nutzbare Anwendung einen Fahrplan zu. Dies sind nur einige regionale Lösungen, doch es gibt zahlreiche weitere, die sich an DMC-Agenturen richten. Ich habe sie speziell aufgrund ihres betrieblichen Organisationskonzepts, das auch Transfers umfasst, hervorgehoben. Dies zeigt, dass in der Adria-Region das Know-how für diese Kategorie vorhanden ist, aber auch, dass ein DMC beim Produktvergleich genau prüfen muss, wie tief ein bestimmtes System in die eigentliche Disposition eingreift.
Was sollte DMC auf seine Prioritätenliste setzen?
Bei der Auswahl einer Technologie würde ich nicht als Erstes fragen, ob das System über ein “Übertragungsmodul” verfügt. Das sagt heutzutage kaum noch etwas aus.
Es sollte geprüft werden, ob das System in der Lage ist, Buchung, Flug, Fahrgast, Fahrer und Fahrzeug in Echtzeit miteinander zu verknüpfen, Konflikte automatisch zu erkennen, die Kapazität und die Reihenfolge der Fahrten zu optimieren, das Fahrzeug und dessen voraussichtliche Ankunftszeit zu verfolgen, auf Flugänderungen zu reagieren und den Disponenten, den Fahrer sowie den Fahrgast unverzüglich über diese Änderungen zu informieren.
Ebenfalls wichtig sind die Verwaltung der beauftragten Transportunternehmen, die API-Integration in das bestehende DMC-ERP-System, ein detaillierter Prüfpfad, die Einhaltung der DSGVO, die Maskierung privater Telefonnummern, der Offline-Betrieb sowie Berichte zur Fahrzeugauslastung, zu Leerfahrten, zur Pünktlichkeit und zu den Kosten pro Transfer.
Mit anderen Worten: Es geht nicht nur darum, das heutige Excel zu digitalisieren.
Ein gutes System sollte die Anzahl der Entscheidungen reduzieren, die ein Disponent manuell treffen muss, und ihm dennoch die Kontrolle belassen, wenn ein Vorgang vom Plan abweicht.
Für DMCs Für diejenigen, die während der Saison täglich Dutzende oder sogar Hunderte von Transfers abwickeln, könnte genau diese operative Ebene zu einer der wichtigsten technologischen Investitionen werden. Der Kunde wird vielleicht nie erfahren, welche Software hinter seinem Transfer steckt. Aber er wird sehr schnell merken, wenn sie fehlt oder wenn die Dinge nicht nach Plan laufen 🙂
