Virtuelle Karten im Tourismus: Einfachere Zahlungen für Reisebüros und Hotels
Sie können Agenturen dabei helfen, Lieferanten zu bezahlen, und Geschäftsreisenden dabei, ihre Hotelrechnungen zu begleichen. Zwei neue Lösungen zeigen, wie das in der Praxis aussieht und was vor der Nutzung zu beachten ist.
Wenn die Agentur für einen Gast ein Hotel bucht, müssen die Einzelheiten klar vereinbart werden. Wer übernimmt die Kosten für die Unterkunft?, was im Preis enthalten ist und wie zusätzliche Kosten abgerechnet werden. Virtuelle Karten können dies vereinfachen, da sie die Zahlung mit einer bestimmten Buchung verknüpfen.
Bei den beschriebenen Lösungen handelt es sich um digitale Karten, die für bestimmte Zahlungen oder Aufenthalte vorgesehen sind. Die Agentur nutzt sie zur Bezahlung von Lieferanten, und in manchen Fällen kann ein Geschäftsreisender die Karte zu seinem mobilen Wallet hinzufügen und sie im Hotel verwenden.
Zwei am 2. November 2026 vorgestellte neue Funktionen veranschaulichen beide Anwendungsmöglichkeiten. Trust Payments und Weavr haben eine Lösung für die Bezahlung von Dienstleistern in der Tourismusbranche entwickelt. S4BT, Trevium und Pliant haben die Möglichkeit eingeführt, eine virtuelle Hotelkarte auf dem Smartphone des Reisenden zu nutzen.
Inwiefern hilft die virtuelle Karte der Agentur?
Trust Payments bietet virtuelle Visa-Einmalkarten in Euro und Pfund an. Jede Karte ist mit einer einzelnen Reservierung verknüpft. Das Unternehmen zahlt den Betrag zunächst per Banküberweisung ein und verwendet ihn anschließend zur Bezahlung berechtigter Lieferanten, die Visa akzeptieren.
Nach Angaben des Anbieters erleichtert eine solche Integration die Nachverfolgung von Zahlungen und deren Zuordnung zu Buchungen. Das Angebot steht berechtigten Reiseunternehmen im Vereinigten Königreich und im Europäischen Wirtschaftsraum nach Durchführung der erforderlichen Unternehmensprüfungen zur Verfügung.
Für die Agentur stellt sich ganz einfach die praktische Frage: Kann die Finanzabteilung schneller feststellen, zu welcher Buchung eine bestimmte Zahlung gehört? Wenn dadurch der manuelle Aufwand sinkt, kann das System auch ohne zusätzliche wirtschaftliche Vorteile von großem Nutzen sein.
Es muss jedoch geprüft werden, ob eine solche Zahlungsweise mit bestehenden Verträgen vereinbar ist. Eine Agentur, die jeden Aufenthalt einzeln bezahlt, hat andere Anforderungen als ein Reiseveranstalter, der dem Hotel einen Pauschalbetrag für die gesamte Gruppe zahlt.
Der Rabatt sollte mit den Gesamtkosten verglichen werden.
Trust Payments gibt an, dass einzelne Zahlungen Ich kann einen Rabatt vermitteln, d. h. die Rückerstattung eines Teils des ausgegebenen Betrags. Die Höhe hängt von der Art der Karte und dem Anbieter ab. Ein einheitlicher öffentlicher Satz wurde nicht veröffentlicht.
Daher sollten Sie vor der Anmeldung die Gebühren, eventuelle Währungsumrechnungskosten und die Nutzungsbedingungen vergleichen. Ein Rabatt allein sagt noch nichts darüber aus, ob der Dienst günstiger ist.
Auch der Cashflow sollte berücksichtigt werden. Bei der beschriebenen Lösung zahlt die Agentur die Gelder zunächst auf das Konto ein. Es ist wichtig, diesen Zeitpunkt auf den Zahlungseingang vom Fahrgast und die Zahlungsfristen des Hotels abzustimmen.
Was ändert sich für den Gast an der Rezeption?
Die Lösung von S4BT, Trevium und Pliant ist auf Geschäftsreisen ausgerichtet. Am Tag vor der Ankunft erhält der Reisende einen sicheren Link, über den er die virtuelle Karte zu einer kompatiblen mobilen Geldbörse hinzufügen kann. Diese kann er dann für kontaktlose Zahlungen im Hotel nutzen.
Es ist möglich, die Zahlung für Übernachtung und Frühstück von den Kosten für Zusatzleistungen zu trennen. So kann beispielsweise eine Karte für die Unterkunft verwendet werden, während die andere für vom Unternehmen genehmigte Zusatzausgaben vorgesehen ist. Diese Lösung steht S4BT-Kunden, die die virtuellen Karten von Pliant nutzen, vorbehaltlich der erforderlichen technischen Integration zur Verfügung.
Für den Reisenden kann dies bedeuten, dass er weniger Zahlungen mit seiner privaten Karte tätigt und anschließend weniger Erstattungsanträge beim Arbeitgeber stellen muss. Für das Hotel ist es entscheidend, dass die Rezeption im Voraus weiß, welche Leistungen die Karte abdeckt.
Die Karte ersetzt nicht die Vereinbarung. Wenn das Unternehmen das Parken, das Abendessen oder Wellness-Leistungen nicht genehmigt hat, bedeutet die bloße Möglichkeit, per Handy zu bezahlen, nicht, dass diese Ausgaben genehmigt sind.
Was sollten die Agentur und das Hotel überprüfen?
Vor Beginn der Zusammenarbeit sollten sie sich über die zulässigen Beträge, den Zahlungszeitpunkt und das Verfahren zur Änderung oder Stornierung einer Reservierung einigen. Das Hotel sollte zudem seine Gebühren für die Kartenzahlung sowie seine Abrechnungsmethode überprüfen.
Im Falle einer nicht erbrachten Dienstleistung besteht möglicherweise die Möglichkeit, die Kartentransaktion anzufechten, was als Rückbuchung. Trust Payments weist darauf hin, dass die entsprechenden Buchungsdaten bei diesem Vorgang hilfreich sein können, eine Rückerstattung jedoch nicht garantiert ist.
Für regionale Unternehmen ist auch die Verfügbarkeit ein wichtiger Faktor. Kroatien, Slowenien und Österreich gehören zum EWR, den Trust Payments mit seinem Angebot abdeckt – vorbehaltlich einer individuellen Unternehmensprüfung. In der Ankündigung wird nicht bestätigt, dass das Angebot auch für Unternehmen gilt, die in Serbien, Bosnien und Herzegowina oder Montenegro registriert sind.
Der sinnvollste erste Schritt wäre, das System zunächst bei einer kleineren Anzahl von Buchungen mit etablierten Hotelpartnern zu testen. Neben der regulären Abrechnung sollten auch etwaige Änderungen an den Aufenthalten, Rückerstattungen und zusätzliche Gebühren überprüft werden. Auf diese Weise können beide Seiten feststellen, ob die neue Zahlungsmethode ihre tägliche Arbeit erleichtert.
