Gruppen- und Individualreisen: Unterschiede im Verkauf und in der Organisation
Ein Gruppenreiseantritt erfordert eine gute Kalkulation und genügend verkaufte Plätze. Ein individueller Reiseplan erfordert ein genaues Verständnis des Kunden und die Kontrolle der Zeit, die in das Angebot investiert wird. Wie kann man beide Modelle organisieren, wo die Kosten entstehen und wie stark die Präferenzen der Reisenden die Auswahl beeinflussen?
Ein voller Bus garantiert keinen guten Gewinn, ebenso wenig muss eine teure maßgeschneiderte Reise für die Agentur rentabel sein. Das Ergebnis hängt davon ab, wie gut das Produkt vorbereitet ist, welche Verpflichtungen die Agenturen übernommen haben und wie viel Arbeit erforderlich ist, um es zu verkaufen und umsetzen zu können.
Gruppenausflüge und Einzelreisen sind also nicht nur verschiedene Arten von Reisen. Für die Reiseagentur stellen sie verschiedene Modelle der Organisation und Vermarktung dar. Allerdings ist die Grenze zwischen ihnen nicht immer dünn. Ein privates Reiseerlebnis von zehn Freunden kann mehr Anpassungen erfordern als ein standardmäßiger individueller Paketreisegutschein für zwei Personen.
Es ist notwendig, zwischen einer individuellen Buchung über eine Agentur und einer Reise zu unterscheiden, die der Reisende selbst organisiert hat. Eine Familie, die Flug, Hotel und Transfer in einem Paket bucht, muss nicht in einer Gruppe reisen. Ebenso kann eine Person, die alleine reist, sich an einem organisierten Abflug beteiligen.
Wie unterscheidet sich die Organisation von Gruppen- und Einzelreisen?
Bei einer offenen Gruppenreise formuliert die Agentur zunächst einen gemeinsamen Programmplan, legt die Termine und Konditionen fest und verkauft die Plätze an verschiedene Kunden. Bei maßgeschneiderten Reisen beginnt man mit einem konkreten Anliegen und erst danach erstellt man die Dienstleistungen.
Vor einer Vergleiche muss jedoch noch eine weitere Frage beantwortet werden: Organisiert die Agentur ihr eigenes Produkt oder verkauft sie ein Arrangement eines anderen Veranstalters? Der Verkauf eines anderen Reiseangebots hat nicht die gleiche Kostenstruktur und Verpflichtungen wie die Miete von Transport und Unterkünften für eine eigene Gruppe.
Für eine Agentur, die selbst das Produkt formt, können die organisatorischen Unterschiede wie folgt zusammengefasst werden:
| Geschäftszweig | Offener Gruppenurlaub | Individuales Reisekonzept nach Maß |
|---|---|---|
| Herstellung des Produkts | Das Programm wird für mehr Kunden und einen gemeinsamen Termin vorbereitet. | Das Programm wird entsprechend den Anforderungen des konkreten Kunden gestaltet. |
| Verkaufsabwicklung | Der Schwerpunkt liegt auf der Füllung der Plätze und der klaren Darstellung des Programms. | Der Schwerpunkt liegt auf der Verständnis der Bedürfnisse, des Budgets und der Erwartungen. |
| Vertragsabschluss | Es ist notwendig, die Kapazitäten, die Genehmigungsfristen und die Bedingungen für die Freistellung von Plätzen zu koordinieren. | Für jeden Teil der Reise muss die Verfügbarkeit, der Preis und der Zeitraum der Bestätigung eingehalten werden. |
| Operationelle Vorbereitung | Gemeinsame Listen, Zimmerplan, Transport, Begleitung und Koordinierung der Gruppe. | Sonderbestätigungen, Transfers, Anfragen und Reiserouten für jede Buchung. |
| Risiko im Zusammenhang mit den Kosten | Unverkauft gewordene Stellen und nicht rückzahlbare Verpflichtungen gegenüber Lieferanten. | Unbezahlte Arbeit bei Angeboten, Änderungen und unverrückbaren Reservierungen. |
| Ergebnisverfolgung | Beitrag zur Deckung der Kosten bei der Abreise und der Zahl der Passagiere, die zahlen. | Deckungsbeitrag pro Buchung im Verhältnis zu den aufgewendeten Arbeitsstunden. |
Bei Gruppen hängt der größte Teil der Koordination vom gemeinsamen Zeitplan ab. Dennoch sollte vorab die Umsetzbarkeit des Programms, die Dauer der Transfers, die Zeit für die Mahlzeiten und der tatsächliche Tempo des Rundgangs überprüft werden. Ein attraktiver Reiseplan, der schwer zu durchführen ist, schafft operative Probleme und Unzufriedenheit bei den Reisenden.
Bei individuellen Reisen ist es eine Herausforderung, separate Dienstleistungen zu vereinbaren, die nicht über gleiche Konditionen verfügen. Das Hotel kann die Option länger aufrechterhalten als die Fluggesellschaft, während der lokale Partner für die Bestätigung des Programms eine Anzahlung verlangen kann. Deshalb muss das Angebot die bestätigten Dienstleistungen klar von denjenigen unterscheiden, deren Verfügbarkeit erst überprüft wird.
Geschlossene Gruppen haben eine andere Ausgangsposition. Wenn ein Verein, ein Unternehmen oder eine private Gruppe eine Reise bestellt, kann die Agentur das Programm und die Verpflichtungen mit einem bekannten Auftraggeber vereinbaren. Dadurch entfällt ein Teil des Aufwands, einzelne Plätze zu verkaufen; Organisationskosten und vertragliche Risiken bleiben jedoch bestehen.
Was ist für eine Reiseagentur kostengünstiger?
Es gibt kein Modell, das grundsätzlich rentabler ist. Eine Gruppenreise ermöglicht es, gemeinsame Kosten auf mehrere Reisende zu verteilen. Eine maßgeschneiderte Reise kann dagegen eine höhere Vergütung für Fachwissen und Organisation rechtfertigen. Beide Modelle werden problematisch, wenn die tatsächlichen Arbeitskosten außer Acht gelassen werden.
Wenn eine Gruppenreise beispielsweise gemeinsame Kosten von 6.000 Euro hat und nach Abzug der individuellen Kosten 200 Euro pro Reisendem verbleiben, werden 30 zahlende Reisende benötigt, um die gemeinsamen Kosten zu decken. Das ist eine Beispielrechnung und kein Marktstandard. Sie berücksichtigt noch nicht alle allgemeinen Kosten der Agentur oder den gewünschten Gewinn.
In der tatsächlichen Kalkulation müssen Verkaufsprovisionen, Rabatte, kostenlose Plätze, Begleitung und mögliche zusätzliche Kosten berücksichtigt werden. Es ist ebenso wichtig, die Abgabe an die Reisenden mit der Zahlung an die Lieferanten zu vereinbaren. Ein Start kann profitabel sein, erfordert aber dennoch, dass die Agentur einen Teil der Dienstleistungen im Voraus finanziert.
Bei individuellen Arrangements kann Geld bereits vor der ersten Buchung verloren gehen. Mehrere Varianten der Reiseroute, Überprüfungen der Hotels und wiederholte Anfragen an die Partner verschwenden Zeit, selbst wenn der Kunde am Ende aufgeben muss.
Vor einer detaillierten Ausarbeitung ist es jedoch nützlich, ein Budget festzulegen, die Prioritäten festzulegen und akzeptable Alternativen zu prüfen. Für komplexe Reisen lohnt es sich, eine Planungspauschale zu berücksichtigen, wobei klar erklärt werden sollte, was darunter enthalten ist und ob sie in den Endpreis einbezogen wird.
Der Verkaufswert der Arrangements ist nicht gleichbedeutend mit dem Gewinn der Agentur. In die Bewertung der Rentabilität sollte auch die Arbeit an Angeboten einbezogen werden, die nicht durch eine Buchung abgeschlossen wurden, und nicht nur die Stunden, die für erfolgreich verkaufte Reisen verbracht wurden.
Ein Teil der Arbeit kann durch vorbereitete Programme, geprüfte Partner und modularen Lösungen vereinfacht werden, die an den Kunden angepasst werden. Eine individuelle Anforderung muss nicht immer aus einem leeren Dokument entstehen.
Regionen und Westeuropa: Was zeigen die Studien wirklich?
Die Trennung zwischen Gruppenreisen, die von Reisenden aus unserer Region bevorzugt werden, und individuellen Reisen westeuropäischer Reisender ist zu sehr vereinfacht. Die für diese Vergleichsstudie verwendeten Untersuchungen liefern weder einen einheitlichen, vergleichbaren Anteil an Gruppen- noch Einzelreisereisungen für beide Regionen. Zudem sind die Daten zu Paketreisen nicht identisch mit den Daten zu Gruppenreisen.
Eine deutsche Studie von NIT zeigt die starke Rolle von Paket- und modularen Reisen. Gleichzeitig betont sie, dass Kunden eine passende Auswahl, einfache Reservierung, einen guten Preis-Leistungs-Verhältnis sowie Flexibilität suchen. Organisiertes Reisen und individuelle Wünsche sollten daher nicht als gegensätzliche Konzepte betrachtet werden.
Die britische ABTA verknüpft auch die Auswahl von Agenturen, Veranstaltern und Pauschalarrangements mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis und der Sicherheit, die die Kunden erwarten. Dies beweist nicht die Dominanz von Gruppenreisen, sondern zeigt, dass ein entwickeltes Marktsegment nicht bedeutet, dass das Bedürfnis nach einem organisierten Produkt verschwindet.
Für den regionalen Kontext sind die Daten des slowenischen SURS nützlich. Ihre Analyse der Reiseausgaben der Bevölkerung zeigt die Bedeutung Kroatiens und anderer nahegelegener Ziele. Die Reise selbst gibt jedoch weder Aufschluss darüber, ob die Reise über eine Agentur gebucht wurde noch ob sie eine Gruppenreise war.
Aus diesem Ergebnis ergibt sich eine praktische Richtlinie für die Agenturen in Kroatien, Slowenien, Serbien, Bosnien und Herzegowina sowie auf den Nachbarmärkten: Es ist nützlicher, das Angebot nach konkreten Reisezielen zu segmentieren, anstatt nach Annahmen über nationale Gewohnheiten.
Für eine bekannte Destination, zu der man einfach einfach kommt, muss die Agentur eine zusätzliche Wertschöpfung deutlich machen. Dies kann günstigeren Konditionen, Zeitersparnis oder Inhalten sein, die der Kunde selbst schwer organisieren kann.
Bei anspruchsvolleren Reisen kann die Koordination des gesamten Programms ein Kaufgrund sein. Eine Gruppenreise kann durch einen praktischen Einstiegsort, Begleitung in einer vertrauten Sprache und die Gesellschaft anderer Reisender überzeugen. Bei einer privaten Reise können selbst gewählte Reisetermine, das eigene Tempo und die Auswahl der Unterkunft Vorteile bieten. Diese Annahmen sollten anhand tatsächlicher Anfragen und Verkäufe geprüft und nicht als nachgewiesene Eigenschaften einer ganzen Region dargestellt werden.
Wie kann man nach den Vorlieben der Reisenden verkaufen?
Anstatt die Frage zu stellen: „Wählen Sie Gruppenreise oder Einzelreise?”, wäre es nütziger, mit der Frage zu beginnen, was der Kunde von der Reise erwartet.
Will er andere Menschen kennenlernen oder reisen ausschließlich mit seiner eigenen Gesellschaft? Ist ein vorgegebener Programmplan für ihn geeignet? Wie viel freie Zeit möchte er haben? Braucht er professionelle Begleitung oder nur zuverlässige, verlässliche Dienstleistungen?
Dieser Ansatz entspricht den Ergebnissen des NIT, das bei der Angebotsauswahl die Bedeutung der Anpassung an den Reisenden, der Einfachheit und Flexibilität anerkennt. Die Agentur muss daher nicht zwischen einem vollständig standardisierten Produkt und uneingeschränkter Personalisierung wählen. Sie kann eine klare Grundlage für das Programm anbieten und dabei eine sinnvolle Auswahl zusätzlicher Dienstleistungen vornehmen.
Auch der Wunsch nach Anpassung bedeutet nicht, dass der Preis nicht weiterhin wichtig ist. Eine Studie von lastminute.com und Censuswide in fünf europäischen Märkten verbindet die Erwartungen der Reisenden mit persönlichen Interessen sowie mit dem Druck der Kosten. Da die Länder in unserer Region nicht in diesem Muster enthalten sind, können die Ergebnisse als Orientierungshilfe für die Formulierung von Fragen an die Kunden dienen, nicht jedoch als Ersatz für lokale Daten.
Eine praktische Lösung könnte eine kleine private Gruppe sein. Mehrere Freunde teilen die Kosten für Transport und Reiseleiter und behalten gleichzeitig ihren eigenen Programmplan. Eine andere Möglichkeit ist eine Gruppenreise mit ausreichend freiem Zeitverlauf und Auswahlmöglichkeiten. Beide Produkte können die Vorteile einer gemeinsamen Organisation mit der persönlichen Auswahl verbinden.
Für das Management der Angebotsseite ist es daher sinnvoll, offene Gruppen, geschlossene Gruppen, Standard-Einzelpakete und vollständig maßgeschneiderte Reisen separat zu verfolgen. Neben der Verkaufsaktivität sind die Gründe für den Rücktritt, die Anzahl der Änderungen und die verbrachte Zeit zu dokumentieren.
Erst dann kann die Agentur erkennen, ob sie ein Produkt verkauft, das den Bedürfnissen ihrer Kunden entspricht, oder ob sie einen Umsatz erzielt, der die übernommenen Verpflichtungen nicht rechtfertigt.
