Navan führt Sprachreservierungen und die Kostenkontrolle per Video ein
Navan, ein Technologieunternehmen auf dem Markt Geschäftsreisen und Spesenabrechnung, hat eine neue Generation von Tools auf Basis künstlicher Intelligenz vorgestellt. Auf seiner ersten Kundenkonferenz mit dem Titel „Navigate“ präsentierte das Unternehmen spezialisierte KI-Assistenten für die Bereiche Reisen und Finanzen, die Buchung per Sprachdialog sowie das fortschrittliche Scannen von Rechnungen per Video und Sprache. Das Hauptziel dieser Innovationen ist die vollständige Automatisierung des Prozesses – von der Reiseplanung bis zur endgültigen Bezahlung –, um den manuellen Aufwand zu beseitigen, der Reisende und Verwaltungsmitarbeiter nach wie vor belastet.
Während traditionelle Systeme noch immer Schwierigkeiten haben, grundlegende digitale Lösungen zu integrieren, entwickelt sich die Branche rasch in Richtung autonomer Systeme, die in der Lage sind, Entscheidungen im Rahmen der vom Unternehmen festgelegten Regeln zu treffen. Mit diesem Schritt will Navan seine Position als führende moderne Reise-Tech-Plattform festigen und dabei den Schwerpunkt auf Kostenkontrolle in Echtzeit sowie eine höhere Produktivität für Unternehmensteams legen.
Intelligente Assistenten verändern die Rolle des Administrators
Die Verwaltung von Reisedaten in großen Systemen erfordert oft stundenlange Analysen von Tabellen und Berichten. Das neue Tool „Travel Admin Companion“ verwandelt diesen Prozess in ein einfaches Gespräch in natürlicher Sprache. Reisemanager können das System nun direkt fragen, wo Einsparpotenziale bestehen, warum die Kosten auf bestimmten Strecken steigen oder wie ihr Unternehmen im Vergleich zum Branchendurchschnitt abschneidet.
Der langfristige Entwicklungsplan sieht vor, dass Administratoren direkt über die Chat-Oberfläche agieren können. Das bedeutet, dass sie in Notfällen sofort Reisen in bestimmte Regionen sperren, interne Richtlinien anpassen oder Haushaltssimulationen durchführen können, bevor sie die Obergrenzen für Ausgaben anheben.
Automatisierung problematischer Transaktionen im Finanzwesen
Im Bereich des Finanzmanagements konzentriert sich der „Expense Admin Companion“ auf die Behebung jener Unregelmäßigkeiten, die den Monatsabschluss in der Regel verzögern. Nach Angaben von Navan werden bereits rund 73 % der Transaktionen in ihrem System vollständig automatisch verarbeitet. Der neue Assistent übernimmt die verbleibenden 27 % der Fälle – jene, die aufgrund fehlender Informationen oder verdächtiger Aktivitäten markiert wurden.
Das System schlägt automatisch Maßnahmen zur Behebung von Problemen vor und generiert personalisierte Nachrichten für Mitarbeiter, die die Ausgaben begründen müssen. Solange der Mitarbeiter die angeforderten Angaben nicht vorlegt, werden die strittigen Posten vorübergehend aus der Liste der offenen Posten entfernt, sodass Finanzleiter Genehmigungen leichter delegieren können, ohne die Kontrolle über Compliance und Risiken zu verlieren.
Buchungen per Chat und Spesenabrechnungen per Video
Für Geschäftsreisende selbst besteht die wichtigste Neuerung in der Option “Mit KI buchen”. Anstatt mithilfe herkömmlicher Filter Hunderte von Optionen zu durchsuchen, kann der Nutzer einfach eine Anfrage eingeben, beispielsweise: „Ich muss nächsten Dienstag für drei Tage in London sein.“ Im Rahmen eines Dialogs schlägt das System Optionen vor, die den internen Richtlinien des Unternehmens und den bisherigen Präferenzen des Reisenden entsprechen. Dabei greift es auf ein globales Angebot von mehr als 600 Fluggesellschaften und 2,5 Millionen Hotels zurück. Der gesamte Vorgang, einschließlich der Bezahlung, wird direkt im Chat abgewickelt.
Darüber hinaus ermöglicht die Einführung der Funktion „Ausgaben mit Video und Sprachkommentar“ den Nutzern, eine Ausgabe kurz mit ihrem Mobiltelefon aufzuzeichnen und den Kontext der Ausgabe sprachlich zu beschreiben. Anschließend erstellt die App automatisch einen Erstattungsantrag, wodurch die Eingabe vor Ort vollständig entfällt.
Derzeit befinden sich diese Funktionen in der Beta-Testphase; eine breitere Verfügbarkeit für alle Nutzer der Plattform wird in naher Zukunft erwartet.
