Buchhaltungsprogramm für Reisebüros: Wie man das richtige System auswählt?
Minimax, e-racuni.hr und PANTHEON können die Buchhaltungsbasis der Agentur sein. Spezialisierte Tourismus-Systeme verbinden Reservierungen, Lieferanten und Rechnungen für Reisen zusätzlich miteinander. Die Auswahl beginnt mit dem Verständnis dieser Unterschiede.
Der Reisende hat eine Anzahlung gezahlt, das Hotel verlangt den Restbetrag, und nach der Änderung der Flugkarte entstand ein zusätzlicher Aufwand. Die Reservierung wurde bestätigt. Wie viel hat die Agentur tatsächlich damit verdient?
Ein solches Beispiel eignet sich gut für eine Demonstration des Buchhaltungssystems für Reisebüros. Die Ausstellung der Rechnungen ist nur der Anfang des Tests. Bitte lassen Sie das Programm auch Änderungen, Fälligkeiten, Rückerstattungen und das Reiseergebnis anzeigen, ohne dass Sie die Rechnungen erneut in Excel erstellen müssen.
Buchhaltung und agiles Back-Office sind nicht dasselbe
Die Buchhaltungsprogramme verarbeiten Rechnungen, Buchungen, Forderungen, Verbindlichkeiten und Finanzberichte. Das agierende Back-Office verbindet die Finanzseite des Geschäfts mit den Reserven und Lieferanten. Einige Produkte vereinen mehrere Funktionen, während andere Daten mit separaten Buchhaltungssystemen austauschen. PANTHEON und Lemax illustrieren diese unterschiedlichen Ausgangspunkte.
Bevor Sie Angebote einholen, notieren Sie sich, wo die meiste Handarbeit anfällt. Bei einer Vermittlungsagentur berücksichtigen Sie die Provisionen und die Verpflichtungen gegenüber den Veranstaltern. Der Touroperator oder DMC muss die Kalkulationen, die Lieferkosten und das Ergebnis der Gruppe überprüfen. Die Reisebüros sollten eine summarische Abrechnung und die Kostenverteilung nach den Anforderungen des Unternehmenskunden hinzufügen.
Sie müssen dabei nicht alles ersetzen, was Sie bereits verwenden. Lemax und MARS ermöglichen die Integration mit Buchhaltungssoftware. Wenn die bestehende Buchhaltung gut funktioniert, sollten Sie zunächst prüfen, ob die Verbindung mit der operativen Geschäftswelt verbessert werden kann.
Wo passen Minimax und ähnliche Lösungen rein?
Minimax Es deckt Aus- und Eingangskonten, Bankauszüge, Zahlungsanweisungen und offene Positionen ab. Es ermöglicht auch den Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmern und Buchhaltungsfachkräften. Es lohnt sich, es zu prüfen, wenn das Hauptziel die Anpassung der Fakturierung, der Abrechnung und der Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsdienst ist.
Die Dokumentation von Minimax verweist auf eine Verbindung mit dem Reservierungssystem von MegaBooker für Hotels, Reisebüros und Vermieter. Es gibt auch eine API zur Verbindung mit anderen Anwendungen. Dies ist jedoch keine Bestätigung für eine vollständige Integration mit jedem Reiseprogramm oder GDS. Sie fragen den Anbieter nach einer genauen Beschreibung der übertragenden Daten und dem, was der Mitarbeiter ergänzen muss.
e-racuni.hr Neben den Geschäfts- und Buchhaltungfunktionen bietet es einen zusätzlichen Modul „Reservierungsaufzeichnung / Tourismus”. Seine Ausbreitungsfähigkeit sollte anhand eigener Arrangements geprüft werden: Was während der Buchung geführt wird, wie die Dokumente miteinander verknüpft werden und was im ausgewählten Paket enthalten ist.
PANTHEON Die umfassendere Rechnungswirtschafts- und ERP-Plattform Datalaba bietet eine Lösung für mehrere regionale Märkte. Sie umfasst das Hauptbuch, Forderungen, Verbindlichkeiten und Berichte. Unternehmen, die bereits diese Plattform nutzen, sollten die Verbindung zu ihrem Tourismusprogramm überprüfen, bevor sie entscheiden, das gesamte System zu ändern.
Vergleich von Software für Reisebüros
Die Übersicht umfasst ausgewählte Buchhaltungssoftware und spezialisierte Agentursysteme. Es handelt sich nicht um eine Rangliste. Die Beschreibungen basieren auf der offiziellen Dokumentation des Herstellers und nicht auf unabhängigen Tests. Die Lokalisierung, die enthaltenen Module und die Unterstützung für den jeweiligen Land sollten in der Angebotsliste bestätigt werden.
Bei spezialisierten Systemen sollten Sie die Unterschiede in den Details überprüfen. Lemax beispielsweise weist mehr Zahlungsanbieter pro Buchung und barrierefreie Zahlungen an. MARS ermöglicht die Überwachung der Rentabilität von Touren, Gruppen oder Pauschalreisen. TINA ermöglicht die Import von Buchungen aus externen Systemen und den Austausch von Daten mit der Buchhaltung. Diese Funktionen sollten nicht nur miteinander verglichen werden, sondern auch in Verbindung mit den eigenen Prozessen.
Die wichtigsten Funktionen sollten Sie bei einer tatsächlichen Buchung überprüfen.
Beginnen Sie mit dem Geld. Verfolgen Sie die Überprüfung des fälligen Betrags, des Restschuldners, der Vorauszahlungen an Lieferanten und der zukünftigen Verpflichtungen. Testen Sie auch die gemeinsame Zahlung für mehrere Buchungen sowie die Rechnung des Lieferanten, die mehrere Reisen abdeckt.
Dann überprüfen Sie den Unterschied zwischen Planierte und erreichte Margen. Fügen Sie bei der Testanfrage die zusätzlichen Hotelkosten, die Provision des Subagenten und die Kartenzahlung hinzu. Bitte erhalten Sie eine Erklärung zu allen Elementen, die in das Ergebnis einbezogen werden. Verwechseln Sie das Reiseergebnis nicht mit dem Gewinn der gesamten Agentur, die auch andere Kosten hat.
Der Lieferantenerlaß ist möglicherweise noch nicht eingegangen, aber eine bestätigte Reservierung impliziert bereits eine zukünftige Verpflichtung. In ihren Berichten listet Lemax auch bestätigte, noch nicht fällige Reservierungen auf. Diese Möglichkeit ist bei der Bewertung des zukünftigen Cashflows zu prüfen.
Eine Reservierung, vier Überprüfungen
Der vorgeschlagene Test zur Demonstration des Softwareprogramms. Nutzen Sie ein anonymisiertes Objekt aus Ihrem eigenen Unternehmen.
Vorauszahlung
Verbinden Sie das Konto, die Zahlung und den restlichen Betrag mit derselben Buchung.
Lieferanten
Überprüfen Sie die vereinbarten Kosten, Rechnungen und künftigen Fälligkeiten.
Veränderung
Verarbeiten Sie den teilweisen Rücktritt, die Rückerstattung und die Änderung der Lieferpreis.
Rechnung
Vergleichen Sie die Margen und überprüfen Sie die Datenübertragung in die Buchhaltung.
Notieren Sie sich, was das System automatisch verarbeitet hat und was Sie manuell ergänzen oder korrigieren mussten.
Für Gruppenreisen sollten Sie eine Kalkulation für unterschiedliche Anzahl an Reisenden berücksichtigen. Bei Geschäftsaktivitäten in mehreren Währungen sollten Sie die Wechselkurse und die Zinsunterschiede prüfen. Wenn Sie mehrere juristische Personen haben, sollten Sie separate Aufzeichnungen anfertigen und einen klaren gemeinsamen Berichtsmethode festlegen.
Die Avioprodaseite fordert mehr als den Import von PNR-Daten
Bei der Verkaufsabwicklung von Flugkarten sollte die Demonstration die Ausgabe, den Austausch, die Rückerstattung und die nachträgliche Korrektur umfassen. Für jeden Verkaufskanal, einschließlich Travelport, Amadeus, Sabre, NDC-Aggregatoren und direkten Verbindungen zu Fluggesellschaften, suchen Sie eine separate Beschreibung der Integration. Welche Daten werden übertragen? Übertragen sich Änderungen und Rückerstattungen? Wie wird ein doppeltes Verzeichnis erkannt?
Die BSP dient der Berichterstattung und der finanziellen Abwicklung zwischen den beteiligten Fluggesellschaften und den akkreditierten Agenturen. Eine Agentur mit eigener IATA-Akreditierung sollte daher prüfen, ob die interne Verkaufsaktivität mit den BSP-Rechnungen übereinstimmt. Für die Arbeit über einen Konsolidator passen Sie seine Dokumente und Abrechnungsmodalitäten an.
Denken Sie nicht an eine API als eine endgültige Integration. Minimax beispielsweise bietet einen API zur Datenübertragung mit externen Anwendungen. Für eine konkrete Agentursoftware benötigen Sie jedoch eine Demonstration der Übertragung, der Fehlerbehandlung und der Vereinbarung über die Verbindungssicherung.
Steueranpassungen, eRechnungen und Sicherheit
In den Test integrieren Sie den Verkauf in Eigenregie, die Vermittlung, die Vorauszahlungen, die Abzüge und die Genehmigungen. Der Buchhalter prüft die Dokumente und Buchungen sowie die Anwendung des speziellen Steuerverfahrens dort, wo dies relevant ist. Für jeden Staat, in dem Sie tätig sind, suchen Sie eine separate Bestätigung der erforderlichen Funktionen. Die Sprache des Bedienfelds ist kein ausreichender Kriterium.
Bei eRačun suchen Sie die Darstellung der Übermittlung, des Empfangs, des Status, der Ablehnung und der Korrektur des Dokuments. Verstehen Sie auch die Grenze zwischen der Agentenbuchhaltung und der Buchhaltung. ATLAS listet beispielsweise die Integrationen mit dem serbischen SEF und dem CIS eTurista auf; das ist nicht in sich selbst ein Beweis für die Unterstützung gleicher Prozesse auf anderen Märkten.
Überprüfen Sie, wer die Preise ändern, Rückerstattungen genehmigen oder die Bankdaten des Lieferanten bearbeiten kann. Fordern Sie eine Übersicht über die Änderungen, die Richtlinien zur Erstellung von Sicherungskopien und den Ablauf der Datenrückerstattung an. Vereinbaren Sie außerdem die Weise ihrer Ausführung bei Beendigung der Nutzung.
Vergleichen Sie die Kosten des gesamten Systems, nicht nur der Abonnementgebühr
Forder den Gesamtbetrag über drei Jahre an. Fügen Sie bei einer Lizenz oder einer Abonnementvereinbarung Implementierung, Migration, Schulung, Integration, zusätzliche Benutzer und Support hinzu. Bei einer Kombination aus einem Tourismusprogramm und der Buchhaltung legen Sie klar fest, wer die Verbindung verwaltet und wer das Problem beheben muss, wenn die Übertragung fehlschlägt.
Jede angebotene Funktion sollte den Status „eingeschlossen”, „zusätzliche Gebühr erforderlich”, „Entwicklung erforderlich“ oder „noch nicht verfügbar“ haben. „Wir können es machen“ ist nicht dasselbe wie „ab dem ersten Tag funktioniert“.
Bevor der Übergang erfolgt, vereinbaren Sie einen Testlauf der zukünftigen Buchungen, offenen Positionen, Vorauszahlungen und Verpflichtungen gegenüber Lieferanten. Fügen Sie bei der Prüfung die Buchhalterin und den Mitarbeiter hinzu, der täglich Änderungen verarbeitet. Vereinbaren Sie die Annahme der Migration mit abgestimmten Daten und erfolgreich verarbeiteten Testfälle, nicht nur mit dem Startdatum des Programms. Mein Rat wäre, parallel zu arbeiten mit dem alten und neuen “System”, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos funktioniert und Sie eventuelle Mängel oder Anpassungen während des laufenden Prozesses beheben können.
