Računovodstveni softver za turističke agencije: kako odabrati pravo rješenje?
Minimax, e-racuni.hr i PANTHEON mogu biti računovodstvena osnova agencije. Specijalizirani turistički sustavi dodatno povezuju rezervacije, dobavljače i obračune putovanja. Odabir počinje razumijevanjem te razlike.
Putnik je uplatio predujam, hotel traži ostatak plaćanja, a nakon promjene aviokarte nastao je dodatni trošak. Rezervacija je potvrđena. Koliko je agencija na njoj zapravo zaradila?
Takav primjer vrijedi donijeti na demonstraciju računovodstvenog softvera za turističke agencije. Izdavanje računa samo je početak testa. Zatražite da program pokaže i promjene, dospijeća, povrate te rezultat putovanja, bez ponovnog sastavljanja obračuna u Excelu.
Računovodstvo i agencijski back-office nisu isti posao
Računovodstveni program obrađuje račune, knjiženja, potraživanja, obveze i financijske izvještaje. Agencijski back-office povezuje financijsku stranu poslovanja s rezervacijama i dobavljačima. Neki proizvodi spajaju više funkcija, dok drugi razmjenjuju podatke s odvojenim računovodstvom. PANTHEON i Lemax ilustriraju ta različita polazišta.
Prije traženja ponuda zapišite gdje nastaje najviše ručnog rada. Kod posredničke agencije u test uključite provizije i obveze prema organizatorima. Turoperator ili DMC treba provjeriti kalkulacije, dobavljačke troškove i rezultat grupe. Agencija za poslovna putovanja neka doda zbirno fakturiranje i raspodjelu troškova prema zahtjevima korporativnog klijenta.
Ne morate pritom zamijeniti sve što već koristite. Lemax i MARS predviđaju povezivanje s računovodstvenim programima. Kada postojeće knjigovodstvo dobro funkcionira, prvo provjerite može li se poboljšati veza s operativom.
Gdje se uklapaju Minimax i slična rješenja?
Minimax pokriva izlazne i ulazne račune, bankovne izvode, naloge za plaćanje i otvorene stavke. Omogućuje i razmjenu dokumenata između poduzetnika i računovođe. Vrijedi ga razmotriti kada je glavni cilj urediti fakturiranje, naplatu i suradnju s računovodstvenim servisom.
Minimaxova dokumentacija navodi povezivanje s MegaBookerovim rezervacijskim sustavom za hotele, turističke agencije i iznajmljivače. Dostupan je i API za povezivanje s drugim aplikacijama. To ipak nije potvrda gotove integracije sa svakim turističkim programom ili GDS-om. Od dobavljača tražite točan opis podataka koji se prenose i onoga što zaposlenik mora dopuniti.
e-racuni.hr uz poslovne i računovodstvene funkcije nudi dodatni modul „Evidencija rezervacija / Turizam”. Njegov opseg treba ispitati na vlastitim aranžmanima: što se vodi kroz rezervaciju, kako se povezuju dokumenti i što je uključeno u odabrani paket.
PANTHEON šira je računovodstvena i ERP platforma Datalaba, s ponudom na više regionalnih tržišta. Obuhvaća glavnu knjigu, potraživanja, obveze i izvještavanje. Agencija koja ga već koristi treba provjeriti vezu s turističkim programom prije nego što odluči mijenjati cijeli sustav.
Usporedba softvera za turističke agencije
Pregled obuhvaća odabrana računovodstvena rješenja i specijalizirane agencijske sustave. Nije rang-lista. Opisi se temelje na službenoj dokumentaciji proizvođača, a ne na neovisnom testiranju. Lokalizaciju, uključene module i podršku za konkretnu državu treba potvrditi u ponudi.
Kod specijaliziranih sustava razlike provjerite u detaljima. Lemax, primjerice, navodi više platitelja po rezervaciji i obročne uplate. MARS omogućuje praćenje profitabilnosti ture, grupe ili paketa. TINA predviđa uvoz rezervacija iz vanjskih sustava i razmjenu podataka s računovodstvom. Te funkcije treba usporediti s vlastitim procesima, a ne samo međusobno.
Najvažnije funkcije provjerite na stvarnoj rezervaciji
Počnite od novca. Tražite pregled naplaćenog iznosa, preostalog duga putnika, predujmova dobavljačima i budućih obveza. Testirajte i zajedničku uplatu za nekoliko rezervacija te račun dobavljača koji pokriva više putovanja.
Zatim provjerite razliku između planirane i ostvarene marže. Na testnom aranžmanu dodajte naknadni trošak hotela, proviziju subagenta i kartičnu naknadu. Zatražite objašnjenje svih stavki uključenih u rezultat. Rezultat putovanja nemojte poistovjećivati s dobiti cijele agencije, koja ima i druge troškove.
Dobavljački račun možda još nije stigao, ali potvrđena rezervacija već podrazumijeva buduću obvezu. Lemax u svojim pregledima navodi i potvrđene, još nefakturirane rezervacije. Takvu mogućnost vrijedi provjeriti pri procjeni budućeg novčanog toka.
Jedna rezervacija, četiri provjere
Predloženi test za demonstraciju softvera. Koristite anonimizirani predmet iz vlastitog poslovanja.
Predujam
Povežite račun, uplatu i preostali dug s istom rezervacijom.
Dobavljači
Provjerite ugovorene troškove, račune i buduća dospijeća.
Promjena
Obradite djelomični otkaz, povrat i promjenu dobavljačke cijene.
Obračun
Usporedite maržu i provjerite prijenos podataka u računovodstvo.
Zabilježite što je sustav obradio automatski, a što ste morali ručno dopuniti ili ispraviti.
Za grupna putovanja dodajte kalkulaciju pri različitom broju putnika. Kod poslovanja u više valuta provjerite tečajeve i tečajne razlike. Ako imate više pravnih osoba, zatražite odvojene evidencije i jasno definiran način zajedničkog izvještavanja.
Avioprodaja traži više od uvoza PNR-a
Kod prodaje aviokarata demonstracija treba obuhvatiti izdavanje, zamjenu, povrat i naknadnu korekciju. Za svaki kanal prodaje, uključujući Travelport, Amadeus, Sabre, NDC agregatore i izravne veze s aviokompanijama, tražite zaseban opis integracije. Koji podaci ulaze? Prenose li se promjene i povrati? Kako se prepoznaje dvostruki zapis?
BSP služi izvještavanju i financijskom poravnanju između uključenih aviokompanija i akreditiranih agencija. Agencija s vlastitom IATA akreditacijom zato treba provjeriti usklađivanje interne prodaje s BSP obračunima. Za rad preko konsolidatora test prilagodite njegovim dokumentima i načinu obračuna.
Postojanje API-ja nemojte poistovjetiti s gotovom integracijom. Minimax, primjerice, pruža API za razmjenu podataka s vanjskim aplikacijama. Za konkretan agencijski program ipak zatražite demonstraciju prijenosa, obradu pogreške i dogovor o održavanju veze.
Porezne postavke, eRačuni i sigurnost
U test uključite prodaju u vlastito ime, posredovanje, predujmove, storna i odobrenja. Računovođa neka provjeri dokumente i knjiženja te primjenu posebnog postupka oporezivanja ondje gdje je relevantan. Za svaku državu u kojoj poslujete tražite zasebnu potvrdu potrebnih funkcija. Jezik sučelja nije dovoljan kriterij.
Kod eRačuna tražite prikaz slanja, primitka, statusa, odbijanja i ispravka dokumenta. Razjasnite i granicu između agencijske evidencije i knjigovodstva. ATLAS, primjerice, navodi integracije sa srpskim SEF-om i CIS-om eTurista; to nije samo po sebi dokaz podrške istim procesima na drugim tržištima.
Provjerite tko može mijenjati cijene, odobriti povrat ili urediti bankovne podatke dobavljača. Zatražite prikaz evidencije izmjena, pravila izrade sigurnosnih kopija i postupka povrata podataka. Ugovorite i način njihova izvoza pri prestanku korištenja.
Usporedite trošak cijelog sustava, ne samo pretplate
Zatražite ukupan trošak kroz tri godine. Uz licencu ili pretplatu uključite implementaciju, migraciju, edukaciju, integracije, dodatne korisnike i podršku. Kod kombinacije turističkog programa i računovodstva jasno odredite tko održava povezivanje i tko rješava problem kada prijenos ne uspije.
Svaka tražena funkcija u ponudi treba imati status: uključena je, dodatno se plaća, zahtijeva razvoj ili još nije dostupna. „Možemo napraviti” nije isto što i „radi od prvog dana”.
Prije prijelaza dogovorite probni prijenos budućih rezervacija, otvorenih stavki, predujmova i obveza prema dobavljačima. U provjeru uključite računovođu i zaposlenika koji svakodnevno obrađuje promjene. Prihvat migracije vežite uz usklađene podatke i uspješno obrađene testne slučajeve, a ne samo uz datum puštanja programa u rad. Moj savjet bi bio da pokusate paraleleno raditi proces po starom i novom “sistemu” kako bi ostali sigurni da ce proces funkcionirati besprijekorno, a da ćete uskladiti sve eventualne nedostke ili podesavanja u hodu.
