Vodič: IATA akreditacija za turističke agencije

IATA akreditacija je međunarodno priznati certifikat koji turističkim agencijama omogućuje izdavanje avionskih karata u ime avioprijevoznika. IATA akreditirana agencija dobiva jedinstveni IATA kod i pristup sustavu Billing and Settlement Plan (BSP) za poravnanje/plaćanje aviokarata s aviokompanijama. Time agencija stječe akreditaciju avioprijevoznika i povjerenje klijenata te pojednostavljuje financijske transakcije s više aviokompanija kroz jedan centralizirani sustav.

U nastavku donosimo detaljan vodič kako postojeća turistička agencija u zemljama u regiji može dobiti klasičnu IATA akreditaciju, uz objašnjenje potrebne dokumentacije, financijskih/tehničkih uvjeta i osposobljenosti osoblja, te pregled IATA EasyPay modela plaćanja i drugih modela unutar BSP-a.

Korak 1: Provjera preduvjeta i priprema dokumentacije

Prije pokretanja postupka, agencija treba provjeriti ispunjava li osnovne preduvjete za IATA akreditaciju:

Registrirana djelatnost: Agencija mora biti službeno registrirana za pružanje usluga putničke/turističke agencije u matičnoj zemlji (npr. upis u sudski registar ili obrtni registar) i posjedovati važeću licencu ili rješenje za obavljanje turističke djelatnosti. Dokaz o tome (izvadak ili rješenje nadležnog tijela) prilaže se uz prijavu.
Poslovna dokumentacija: Potrebno je pripremiti akt o osnivanju tvrtke ili društveni ugovor (Articles of Incorporation)ia, kao i dokaz o vlasništvu/udjelima (poput kopija osobnih iskaznica ili putovnica svih vlasnika). Također, prilaže se popis poslovnih jedinica (adresa sjedišta i eventualnih podružnica) i dozvola za rad (Agency Trading License) koju izdaje nadležno državno tijelo.
Financijska dokumentacija: IATA zahtijeva dokaze o financijskoj stabilnosti agencije. Pripremite revizorski ovjerena financijska izvješća za posljednje razdoblje (bilanca, račun dobiti i gubitka, revizorsko izvješće). U Hrvatskoj se traži i potvrda o solventnosti – primjerice, BON-2 obrazac ili odgovarajuća izjava banke o solventnosti društva. Agencija također mora dostaviti potvrdu banke o otvorenom računu (dokument koji navodi naziv i broj računa).
Kadrovska osposobljenost: Jedan od uvjeta je i adekvatna stručnost osoblja. Iako IATA više formalno ne traži polaganje specifičnog ispita, potrebno je priložiti dokaze o kvalifikacijama i iskustvu u prodaji avio-karata. To može uključivati potvrde o završenim tečajevima (npr. IATA/UFTAA diplome) ili dokaz da odgovorna osoba ima višegodišnje iskustvo u industriji putničkih agencija.
Tehnički uvjeti: Agencija mora imati osnovne tehničke preduvjete za izdavanje karata i rad u BSP sustavu. To podrazumijeva računalo s pristupom internetu i mogućnost korištenja BSPlink aplikacije (online sustav za razmjenu podataka s BSP-om). Također, agencija u praksi treba pristup GDS sustavu (Global Distribution System) preko kojeg će vršiti rezervacije i izdavati karte (nije formalni uvjet IATA-e, ali je neophodan za rad). IATA također zahtijeva pridržavanje PCI DSS standarda za zaštitu podataka o karticama, što će biti dio kasnijih obaveza akreditirane agencije. O ovim obavezama smo pisali ovdje*

Korak 2: Podnošenje zahtjeva za akreditaciju

Kada su prikupljeni svi potrebni dokumenti, slijedite ove korake za podnošenje službenog zahtjeva:

Registracija na IATA portal – Otvorite račun na IATA Customer Portal-u (if već niste) i prijavite se. Putem portala ćete upravljati prijavom.
Ispunjavanje online prijave – Na portalu odaberite opciju za IATA Travel Agent Accreditation i ispunite elektronički obrazac za prijavu. Obrazac obuhvaća gore navedena četiri seta kriterija: opće informacije o agenciji, financijske podatke, podatke o osoblju i sigurnosne aspekte. Budite pažljivi i temeljiti – unesite točne podatke o registraciji firme, kontaktima, financijskim pokazateljima i osoblju.
Učitavanje dokumentacije – Na za to predviđena mjesta u prijavi priložite skenirane dokumente: rješenje o registraciji i licencu, akt o osnivanju, financijska izvješća, bankovne potvrde, BON-2/solventnost, kopije osobnih dokumenata vlasnika, itd. Sustav IATA portala omogućuje upload dokumenata uz svaku traženu stavku. Obavezne dokumente za Hrvatsku možete provjeriti i na službenoj IATA listi zahtjeva za akreditaciju po državama.
Plaćanje naknade – Prije slanja, uplatite odgovarajuću naknadu za obradu zahtjeva (application fee). Iznos se može razlikovati ovisno o tržištu; IATA će vam putem portala ili e-maila potvrditi kolika je naknada i kako je uplatiti (najčešće karticom ili bankovnom doznakom) nakon što zaprimi vašu inicijalnu prijavu.
Slanje prijave – Kada je sve popunjeno i dokumenti učitani, pošaljite prijavu putem portala. Preporučuje se napraviti posljednju provjeru jeste li priložili sve tražene dokumente, jer nepotpuna prijava može usporiti proces.

Korak 3: Obrada zahtjeva i ispunjenje financijskih uvjeta

Nakon predaje zahtjeva, IATA će provjeriti dostavljene podatke i dokumentaciju:

Provjera kriterija – IATA tim (regionalni centar za Europu) pregledat će jesu li ispunjeni svi opći uvjeti i lokalni financijski kriteriji. To uključuje provjeru financijskog stanja agencije prema Lokalnim financijskim kriterijima za Hrvatsku ili neku drugu zemlju u regiji (npr. minimalni pragovi kapitala ili solventnosti, ako postoje) te usklađenost s pravilima (Rezolucija 812 – Passenger Sales Agency Rules).
Dostava bankovne garancije (ako je potrebna) – Ako agencija aplicira za standardnu akreditaciju s BSP kreditnom prodajom (tzv. “cash facility”), IATA može zatražiti financijsko osiguranje. U praksi, to je najčešće bankovna garancija na određeni iznos koja služi kao jamstvo plaćanja prema avioprijevoznicima. Visina garancije ovisi o lokalnim kriterijima i bonitetu – u nekim zemljama određuje se fiksni minimum, dok u drugima vrijedi formula (npr. pokriće prosječne prodaje od određeni broj tjedana). Za model GoLite (o kojem više u nastavku), garancija nije potrebna, dok je za GoStandard u pravilu potrebna jer uključuje odgođeno plaćanje karata.
Eventualna terenska provjera – IATA zadržava pravo obaviti posjet uredu agencije ili intervju s odgovornom osobom prije odobrenja akreditacije. Svrha je potvrditi da agencija posluje na navedenoj adresi, da ima odgovarajuću opremu i osoblje te razumije obaveze IATA akreditacije. To nije uvijek izričito navedeno, ali može biti dio procedure pogotovo za nove aplikante bez preporuka.

Tijekom obrade, IATA će vas obavijestiti o svim dodatnim koracima. Na primjer, dobit ćete upute kako dostaviti original garancije (obično putem banke direktno IATA-i) ili eventualno dopuniti dokumentaciju. Komunikacija se odvija putem IATA Customer Portala i e-maila, stoga redovito pratite obavijesti.

Korak 4: Odobrenje akreditacije i vremenski okvir

Ako je sve u redu s dokumentacijom i ispunjeni su financijski uvjeti, slijedi formalno odobrenje:

Potpis ugovora s IATA-om – Agencija će morati potpisati Prodajni agentni ugovor (Passenger Sales Agency Agreement) kojim se formalizira odnos s IATA-om i avioprijevoznicima. Taj ugovor je standardiziran za sve agente.
Dodjela IATA broja – Po uspješnoj akreditaciji, agencija dobiva svoj jedinstveni IATA kod (tzv. IATA Numeric Code) koji će koristiti pri izradi karata i identifikaciji u BSP sustavu. Također dobivate pristup BSPlink servisu za izvještavanje prodaje i razmjenu podataka s avioprijevoznicima.
Vrijeme do akreditacije – Koliko traje cijeli postupak? Prema iskustvima, samo razmatranje potpune prijave od strane IATA-e traje oko 2 tjedna. Međutim, cjelokupan proces od početne pripreme dokumentacije do primitka IATA koda može potrajati više mjeseci, ovisno o tome koliko brzo prikupite dokumente i ispunite eventualne dodatne zahtjeve. Budite spremni na to da od predaje zahtjeva do finalnog odobrenja često prođu 2-3 mjeseca (nekad kraće, nekad dulje, zavisno i o IATA procedurama i broju zahtjeva).
Godišnji pregled i obaveze – Nakon stjecanja akreditacije, IATA provodi godišnje revizije/obnove akreditacije gdje će se od agencije tražiti da dostavi ažurirana financijska izvješća i po potrebi obnovi bankovnu garanciju. Također, agencija je dužna pridržavati se svih IATA pravila (npr. podmirivati BSP obaveze na vrijeme, pratiti rezolucije, održavati PCI compliance itd.).

Napomena: Klasična IATA akreditacija u okviru programa NewGen ISS dostupna je kroz više modela (GoLite, GoStandard, GoGlobal…). Većina agencija u Hrvatskoj i regiji vjerojatno će odabrati GoStandard (tradicionalni model s plaćanjem putem BSP-a i garancijom) ili GoLite (pojednostavljeni ulaz uz isključivo pre-paid plaćanje karata). U nastavku pojašnjavamo IATA EasyPay – ključan element GoLite modela – te druge modele plaćanja u BSP sustavu.

IATA EasyPay model plaćanja u BSP sustavu

IATA EasyPay (IEP) je model “plati pa izdaj” unutar BSP-a – radi se o elektroničkom novčaniku (e-wallet) koji agencije unaprijed nadopune sredstvima i potom koriste za izdavanje avio karata

Kod kupnje karte, BSP sustav najprije provjerava ima li agencija dovoljno raspoloživih sredstava na EasyPay računu; ako ima, iznos karte se autorizira i blokira s tog računa, te se karta izdaje

Iznos se zatim prosljeđuje avioprijevozniku vrlo brzo – IATA sredstva iz EasyPay transakcija poravnava s avioprijevoznicima svakodnevno, tako da novac stiže aviokompaniji unutar 48 do 96 sati od izdavanja karte

Prednosti IATA EasyPay modela:

Dobrovoljan i fleksibilan – EasyPay je dobrovoljna metoda plaćanja; dostupan je svim IATA agentima, ali svaka agencija sama odlučuje hoće li ga koristiti. Može se koristiti paralelno s ostalim načinima plaćanja (nije zamjena za postojeće metode). Agencija ima slobodu nadopunjavati svoj e-wallet prema potrebi, različitim metodama plaćanja (ovisno o lokalnoj dostupnosti).
Bez financijskog osiguranja – Karte izdane putem EasyPay-a ne ulaze u izračun rizika “BSP gotovine” za agenciju. Budući da su sredstva unaprijed uplaćena, takve transakcije se ne smatraju kreditnim rizikom. To praktično znači da agencija može smanjiti iznos potrebne bankovne garancije ili uopće ne treba garanciju (GoLite akreditacija je moguća zahvaljujući EasyPay-u). EasyPay transakcije također ne troše kreditni limit (Remittance Holding Capacity) koji IATA postavlja za agencije s odgođenim plaćanjem, pa agent može nastaviti izdavati karte EasyPay-em i kada dosegne svoj maksimum redovne prodaje.
Sigurnost za avioprijevoznike – Za razliku od prodaje kreditnom karticom, kod EasyPay prodaje nema rizika od chargebacka (storna naplate) za avioprijevoznika. Sredstva su osigurana na računu u trenutku izdavanja karte, pa airlines imaju garanciju naplate. Time se smanjuje rizik neplaćanja koji postoji kod klasične BSP prodaje na kredit ili prodaje karticama.
Brža likvidnost i niži troškovi – Avioprijevoznici dobivaju novac od EasyPay karata brže nego kod uobičajenog BSP ciklusa, što ubrzava njihov novčani tok. Uz to, trošak transakcije je nizak – IATA navodi da EasyPay ima niski trošak po transakciji i povoljniji je za airline od naplate kreditnih kartica (manje bankovnih provizija). Za agencije, korištenje EasyPay-a trenutno nema posebnih naknada osim male fiksne naknade po transakciji (koja je znatno manja od tipične kartične provizije).

Ograničenja i za koga je namijenjen:

IATA EasyPay zahtijeva prethodnu uplatu – Agencija mora voditi računa da na EasyPay računu ima dovoljno sredstava prije izdavanja karte. To može utjecati na tok gotovine agencije, jer sredstva moraju biti uplaćena unaprijed (za razliku od standardnog BSP gdje se naplata vrši kasnije). Manje agencije ili startupi često ovo ne vide kao problem, dok veće mogu preferirati kreditni model zbog cash-flowa.
EasyPay se može koristiti samo za BSP transakcije unutar zemlje akreditacije. Svaka država BSP-a ima odvojen EasyPay račun u lokalnoj valuti; npr. za Hrvatsku EasyPay transakcije bit će u eurima (EUR) jer je to valuta BSP-a u Hrvatskoj.
Namjena: EasyPay je posebno koristan za nove agencije ili one koje žele ograničiti financijski rizik. U okviru NewGen ISS programa uveden je GoLite model akreditacije namijenjen agencijama koje ne žele BSP kreditnu prodaju – takve agencije izdaju karte isključivo uz EasyPay i/ili kreditne kartice klijenata. Za njih EasyPay eliminira potrebu za bankovnom garancijom i olakšava ulazak u IATA sustav. I ostale agencije mogu dobrovoljno koristiti EasyPay za dio svojih transakcija kako bi smanjile izloženost (npr. izdati skupe karte preko EasyPay-a da se ne optereti limit garancije).
Ograničenja od strane avioprijevoznika: Tehnički, sve BSP aviokompanije prihvaćaju EasyPay kao oblik plaćanja (jer je dio IATA pravila). Međutim, u praksi pojedine aviokompanije mogle su u početku postaviti neka ograničenja ili postupno uvoditi EasyPay. Prema IATA-i, EasyPay je globalno dostupan i siguran oblik plaćanja, pa je njegovo prihvaćanje široko.

Ostali modeli plaćanja unutar IATA BSP-a

Kao IATA akreditirana agencija u Hrvatskoj, na raspolaganju su vam nekoliko modela poslovanja i plaćanja unutar IATA sustava:

Standardni BSP model (GoStandard) – Tradicionalni model akreditacije gdje agencija ima BSP kreditnu liniju za “gotovinske” prodaje (tzv. BSP cash prodaja). Agencija izdaje karte i kumulira prodaju tijekom obračunskog razdoblja, a zatim jednom u remitnom ciklusu uplaćuje ukupni iznos BSP-u. U Hrvatskoj je uobičajeno da je remitiranje (poravnanje) mjesečno ili dvotjedno, ovisno o pravilima tržišta. IATA BSP djeluje kao posrednik: agent podnosi jedinstveno prodajno izvješće i izvrši jednu uplatu BSP-u, a BSP zatim razdjeljuje sredstva svim avioprijevoznicima. Za ovaj model IATA traži financijsku pouzdanost – pozitivno financijsko stanje ili bankovnu garanciju za pokriće mogućeg duga. Unutar NewGen ISS sustava, agencijama s odobrenim “cash” modelom dodjeljuje se Remittance Holding Capacity (RHC) – iznos do kojeg smiju akumulirati nepodmirene BSP obveze. Nakon dosezanja RHC limita, daljnje izdavanje karata “na račun” može biti blokirano dok se nešto ne plati, no agencija tada i dalje može izdavati kroz EasyPay ili kreditne kartice. Standardni model pruža maksimalnu fleksibilnost u oblicima plaćanja (prihvaća sve opcije: gotovinsko plaćanje uz odgodu, kartice klijenata, EasyPay, pa čak i vlastitu agencijsku karticu uz odobrenje airlinesa), ali zahtijeva najviše financijske discipline i osiguranja.
Plaćanje kreditnim karticama klijenata – IATA BSP također podržava naplatu putem kreditne kartice putnika. To znači da agencija prilikom izdavanja karte unosi kao formu plaćanja kreditnu karticu kupca, koja se tereti kroz BSP (najčešće kao Card Payment transakcija). U tom slučaju, rizik plaćanja prelazi na avioprijevoznika i banku – avioprijevoznik dobiva novac od kartarske kuće, a agencija nema obvezu remitirati taj iznos kroz BSP (osim eventualne provizije ako je dogovorena). Prednost za agenciju je što takva prodaja ne opterećuje njezin BSP dug niti zahtijeva garanciju, no avioprijevoznik nosi rizik chargebacka (storna od strane vlasnika kartice) sve do 12 mjeseci. Zbog toga avioprijevoznici prate udio i kvalitetu kartičnih prodaja agenata. U GoStandard i GoLite modelu, kartično plaćanje klijenata je uvijek dozvoljeno kao opcija. Za agenciju, ovo je dobar način da se ponudi klijentima plaćanje karticom, a da se sam agent ne zadužuje. Ipak, agent mora paziti na sigurnost podataka kartice (PCI DSS) i pravila izdavanja karata na kartični način (npr. ne smije bez odobrenja teretiti tuđe kartice).
IATA GoLite akreditacija – Ovaj model akreditacije, uveden s NewGen ISS, već je opisan kroz EasyPay: agencija nema “cash” limit niti potrebu za garancijom, već sve karte plaća unaprijed putem EasyPay-a ili koristi kreditne kartice putnika. Namijenjen je manjim ili novim agencijama koje žele izbjeći trošak garancije i rizik zaduženja. Ograničenje je da nema odgođenog plaćanja – svaka transakcija mora biti pokrivena sredstvima odmah. U Hrvatskoj, agencija se može odlučiti za GoLite prilikom aplikacije (ili kasnije zatražiti prelazak), čime pojednostavljuje svoje poslovanje uz cijenu nešto zahtjevnijeg upravljanja gotovinom.
TIDS kod (alternativa bez akreditacije) – Za potpuni info, napominjemo da IATA nudi i TIDS (Travel Industry Designator Service) broj za agencije koje nisu IATA akreditirane. TIDS je zapravo identifikacijski kod kojim ne dobivate pravo izdavanja avio-karata, ali možete imati priznatu oznaku za rezervacije i provizije kod određenih principala. To nije akreditacijski model niti uključuje BSP, ali je opcija za agencije koje tek počinju i još nisu spremne za IATA akreditaciju. Za TIDS se prijavljuje također putem IATA portala, a postupak je jednostavniji i brži (odobrenje unutar par dana). Ipak, TIDS ne omogućuje izdavanje karata – to je bitna razlika u odnosu na pravu IATA akreditaciju, a sve veću važnost dobiva kod NonIata NDC izdavanja karata.

Dobivanje klasične IATA akreditacije zahtijeva temeljitu pripremu, ispunjavanje niza kriterija i strpljenje kroz višemjesečni proces. Ovaj vodič pokrio je korak-po-korak postupak za agencije u Hrvatskoj i zemljama u regiji – od prikupljanja dokumentacije, preko podnošenja zahtjeva i ishođenja akreditacije, do objašnjenja novih modela plaćanja u BSP sustavu. IATA EasyPay istaknut je kao inovacija koja olakšava ulazak novih agenata smanjenjem financijskih barijera, dok standardni model pruža provjeren okvir poslovanja uz odgovarajuća osiguranja. Agencije trebaju procijeniti koji model im najviše odgovara (GoLite vs. GoStandard) te se svakako upoznati s službenim IATA smjernicama i dokumentima prije podnošenja zahtjeva.

Službene poveznice i dokumenti za detaljnije informacije:

IATA – Travel Agent Accreditation (službene informacije) – Detalji o IATA akreditaciji, prednosti i usporedba modela (GoLite, GoStandard, GoGlobal)- iata.orgiata.org.

Sretno u procesu stjecanja IATA akreditacije!

iata propisi